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Avr 25
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Le Reset Day : comment une journée où vous êtes injoignable peut sauver votre cerveau (et votre agenda)

Tags : améliorer sa gestion du temps reset day

Une journée entière où vous avez le droit d’être injoignable, ça vous tente ?
Bienvenue dans le monde du Reset Day, ou « journée de remise à zéro ». Un concept simple, efficace, et franchement salvateur quand on enchaîne les réunions, les tâches en pagaille, les mails non lus, les messages Teams qui s’empilent… et l’envie croissante de tout envoyer valser.

Les symptômes qu’il est temps de vous mettre en mode « Reset Day »

Marre de la course sans fin et de vos journées à rallonge ?

Vous avez la tête dans le guidon, votre to-do list vous regarde avec mépris et vous avez envie de buter la moitié de la planète à chaque nouvelle notification Teams ?

Vous ne savez plus où donner de la tête, vous avez l’impression de passer des journées à ne rien faire et vos dossiers de fond n’avancent pas ?

C’est clairement le moment de faire un Reset Day.

Reset Day : c’est quoi l’objectif ?

Le Reset Day, c’est un formidable outil pour

Prendre du recul
Faire le point
Repartir sur des bases claires

Attention !

Ce n’est pas une journée de congé. C’est un espace-temps que vous vous créez pour respirer, trier, penser, planifier.

Pendant un Reset Day :

On ne produit pas
On n’est pas joignable
On se recentre sur soi, son activité et son organisation

C’est aussi un bon moment pour rattraper un peu de retard ou remettre les choses à plat. Mais ce n’est pas une journée pour « avancer vite » : c’est une journée pour mieux avancer ensuite.

Étape 1 : Définir l’intention de votre Reset Day

Avant de bloquer la date, posez-vous une vraie question : qu’est-ce que je veux faire de cette journée ?

Reprendre le contrôle de mon agenda ?
Vider ma boîte de réception mentale ?
Réorganiser mes priorités et mon agenda ?
Me réaligner avec mes objectifs pro et perso ?
Dégager de la clarté là où c’est flou ?

Notez tout, même en vrac. Cette intention guidera tout le reste. Choisissez l’option qui vous paraît la plus adaptée.

Étape 2 : Choisir la bonne fréquence pour le Reset Day

Vous pouvez envisager des Reset Days réguliers avec une fréquence variable en fonction de vos objectifs :

Reset Day Mensuel : pour ne pas se laisser submerger par le quotidien et se poser régulièrement avant de saturer
Reset Day Trimestriel : pour faire un vrai bilan et un bon tri mental (ainsi que dans l’agenda, la veille, vos notes etc.)
Reset Day Annuel : pour faire le point sur l’année et poser les jalons de la suivante avce la définition des objectifs annuels

Pour notre part, nous aimons bien faire cela au bord de la mer en compagnie de partenaires de boulot sous forme de (c’est classe et inspirant). Mais un bon Reset Day en solo, ça marche très bien aussi.

Étape 3 : Structurer votre Reset Day

Sinon, vous allez juste scroller LinkedIn en buvant du thé… ou carrément ne rien faire …

Voici un déroulé type :

Matin – Faire une rétrospective

Revue des dernières semaines : projets, réussites, freins
État d’esprit du moment : fatigue, motivation, énergie
Écarts entre vos objectifs et la réalité
Vous pouvez utiliser la méthode du speed boat pour cela

Fin de matinée – Clarifier les idées et les tâches

Liste des tâches en cours (pro + perso)
Tri : urgent / important / à supprimer
Nettoyage : mails, agenda, to-do list

Après-midi – Se projeter et se mettre en action

Objectifs à court et moyen terme
Actions concrètes à planifier
Blocage dans l’agenda (Time Blocking)

Bonus – Se régénérer

Balade
Méditation ou podcast inspirant
Écriture libre ou journal de gratitude
Ou tout ce qui vous fait triper et vous aide à booster vos pensées et votre créativité

Étape 4 : S’équiper des bons outils

Un bon Reset Day, c’est aussi savoir choisir les bons outils :

Pour trier : un carnet, des post-its, ou une page Notion dédiée
Pour planifier : peu importe l’outil (papier, Google, Ical, Outlook…), mais servez-vous-en !
Pour organiser : Eisenhower, quick wins, Time Blocking, semaine type… choisissez vos armes (si vous manquez d’idée suivez la formation « gestion du temps et des priorités » cela devrait vous inspirer.

Étape 5 : Se donner les moyens

Un Reset Day réussi, c’est un Reset Day protégé.

Isolez-vous vraiment :
Pas de notifications, téléphone en silencieux ou mode avion, endroit calme, pas de distractions (ni enfants, ni collègues).
Faites-le en équipe :
L’équipe doit respecter cette journée. Pas d’interruption. Pas de “juste une question”.
Anticipez et assumez :
Bloquez votre Reset Day dans l’agenda. Indiquez clairement que vous êtes injoignable. Et ne vous justifiez pas.
Pas besoin d’un laïus. Juste : “Je ne suis pas disponible aujourd’hui.”

Quels sont les bénéfices concrets d’un Reset Day ?

Vous arrêtez de vous disperser
Vous gagnez en sérénité
Vous reprenez la main sur votre temps
Vous retrouvez du sens
Vous redevenez proactif au lieu de subir

Et accessoirement, vous arrêtez d’avoir envie de frapper votre boîte mail.

Bonus : Template Notion spécial Reset Day (merci Chat GPT)

Pour les fans de Notion (ou ceux qui veulent s’y mettre), voici un template simple et efficace à copier :

RESET DAY — [Mois / Date]

Intention

Pourquoi ce Reset Day ?

Reprendre le contrôle, faire le point, respirer…

Rétrospective

Ce qui a bien fonctionné
Ce qui m’a freiné
Ce que j’ai bien fait
Objectifs : avancée, écarts

✍️ Clarté & tri

Brain dump (liste mentale)
Tri des tâches : urgent / important / déléguer / supprimer
Nettoyage : mails, dossiers, to-do list

️ Projection

Objectifs 7/30/90 jours
Top 3 priorités
Blocage dans l’agenda
Temps pour soi (créatif / repos / apprentissage)

Récupération

Gratitude
Balade
Déconnexion

Et maintenant ?

Vous avez toutes les clés pour tester votre premier Reset Day.
Commencez petit : une demi-journée, une matinée. Puis testez une journée complète.
Votre cerveau, votre agenda… et votre entourage vous diront merci.

Si vous sentez que vous avez besoin d’aide pour structurer tout ça, contactez-vous. Nous pouvons mettre ne place un coaching opérationnel pour optimiser votre gestion du temps.

Suivez-nous aussi sur LinkedIn, abonnez-vous à AJEM CONSULTANTS, et… bloquez votre prochain Reset Day !

11
Mar 24
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Gestion du temps : créer sa semaine type pour travailler plus sereinement et atteindre ses objectifs

Vous utilisez votre agenda, vous planifiez et pourtant vous n’arrivez pas à atteindre vos objectifs ? Vous avez toujours autre chose à faire et quand vous vous y mettez, vous êtes dérangé par maman qui appelle, le commercial qui a besoin de vos chiffres, les réunions que vous avez oubliées. Découvrez un outil de gestion du temps qui a fait ses preuves : créer sa semaine type !

Il vous permettra de travailler au bon moment et plus sereinement en positionnant les tâches les plus importantes au bon moment.

Voici 3 outils pour optimiser son organisation au quotidien en utilisant le time blocking, le time boxing et le batch timing. Cela vous permettra de gagner en efficacité mais aussi et surtout de travailler au bon moment !

Avant de se lancer pour créer sa semaine type

Avant de vous lancer, vous devez au préalable avoir compris un certain nombre de concepts et déjà mis en place plusieurs outils de la gestion du temps :

Savoir prioriser vos tâches et disposer d’un outil pour gérer votre agenda et vos tâches : vous devez vous munir d’un support pour planifier et lister vos tâches de type agenda papier ou solution numérique
Avoir identifié vos tâches A B et C et ce qui est vraiment important pour atteindre vos objectifs : au préalable vous devez connaître quelles sont les tâches les plus importantes pour vous permettre de prioriser correctement et placer les tâches A le matin de préférence.
Avoir compris le principe du TimeBoxing , du Batch Timing et du TimeBlocking : il vous connaître les outils qui vous permette de grouper les tâches similaires, placer vos tâches dans des blocs et savoir bloquer du temps pour ces mêmes tâches.

Ces outils sont indispensables pour vous lancer dans la construction de votre semaine type.

Les étapes pour créer sa semaine type

Voici les différentes étapes pour créer vote semaient type et surtout la respecter

Préparer le terrain en se munissant des bons outils

Vous devez disposer de la liste des tâches à faire et surtout de celles qui sont récurrentes et reviennent d’une semaine à l’autre : tâches administratives, reporting, missions clients, réunions périodiques, management, face à face, etc.

Il vous faut votre agenda, idéalement avec des codes couleurs.

Utiliser le time blocking et le time boxing

Commencez par bloquer des créneaux horaires pour planifier la semaine dans votre agenda en tenant compte de :

La saisonnalité (par exemple les experts-comptables sont à bloc en début d’année avec la période fiscale alors que les restaurants eux sont fermés)
La courbe des dérangements (quand êtes-vous dérangé par vos collègues, vos clients, votre famille, etc.)
Le rythme de l’entreprise (amplitude horaire, réunions etc.)
Votre vie perso (Pilates, théâtre, enfants à récupérer etc.)

Positionner les tâches en tenant compte des principes de la gestion du temps

Regroupez les tâches qui peuvent l’être et positionnez-les dans la semaine en fonction de leur typologie (A, B ou C) en tenant compte de vos contraintes.

Pensez à positionner également vos journées de télétravail.

Pensez à vous laisser des marges de sécurité (ne pas planifier plus de 60% des activités)

Et conservez 20% pour absorber les urgences et les imprévus (qu’il y aura toujours).

La bonne idée : Vous pouvez également travailler sur deux semaines type par exemple ou sur un mois si vous êtes parent en garde partagée ou que vous avez un rythme spécifique de télétravail.

Soyez visuels et créatifs

N’hésitez pas à utiliser des codes couleurs pour vous repérer plus rapidement :

Bleu : coups de téléphone et RDV téléphoniques
Vert : Réunions
Rouge : Création
etc.

Vous pouvez également utiliser des agendas différents regroupés au sein d’un même espace (ou document) avec des couleurs différents.

Voici un exemple :

Important : vous pouvez planifiez tout ce que vous voulez, vous aurez toujours des imprévus. C’est la vie c’est normal ! Vous pouvez vous entrainer mais ne pourrez pas

Créer sa semaine type : comment s’y prendre concrètement

Vous avez besoin de :

Plusieurs post its de couleurs différentes
Un feutre
Un paper board

Appliquez-vous à dessiner votre agenda hebdomadaire en y intégrant les 7 jours.

Listez sur des papiers de mêmes couleurs les tâches qui relèvent des mêmes thématiques :

Enfants
Sports
RDV
Travail administratif
Tâches de production
Tâches de création
etc.

Placez vos contraintes personnelles en premier : récupérer les enfants, la danse le vendredi soir, le foot le mercredi à 18h00 etc.

Placez également vos journées de télétravail s’ils sont contraints.

Positionnez ensuite les différentes tâches en privilégiant le début et la fin de de semaine pour les taches récurrentes, d’amélioration continue et qui nécessitent peu d’interactions et le mardui et le jeudi pour les autres tâches.

Placez les tâches de type A le matin.

Voilà ce que cela peut donner :

Grâce à ces bonnes habitudes, vous pourrez réduire la procrastination, travailler de façon plus efficace et travailler au meilleur moment.

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’information sur nos formations en gestion du temps.

Retrouvez nos autres articles sur la gestion du temps:

Gestion du temps : 3 outils pour optimiser son organisation au quotidien (et travailler au bon moment !)

Gestion du temps : 3 méthodes indispensables pour planifier efficacement ses journées et gagner jusqu’à 1 heure

Gestion du temps : Et si vider sa boite de réception mentale était le premier pas pour améliorer sa gestion du temps ?

Gestion du temps : 4 actions (simples et efficaces) à mener d’urgence pour mieux gérer sa boite mail

04
Mar 24
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Gestion du temps : 3 outils pour optimiser son organisation au quotidien (et travailler au bon moment !)

Vous avez pris l’habitude de planifier vos activités et pourtant vous n’êtes pas encore au point ? Vous travaillez encore trop souvent dans l’urgence ou vous ne parvenez pas à finaliser vos dossiers dans les temps ? Voici 3 outils pour optimiser son organisation au quotidien en utilisant le time blocking, le time boxing et le batch timing. Cela vous permettra de gagner en efficacité mais aussi et surtout de travailler au bon moment !

Prérequis : 3 concepts à comprendre pour connaître le bon moment pour travailler

Tenir compte de votre cycle d’efficacité

Un proverbe populaire dit « L’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt ».

En effet, les rythmes biologiques déterminent le potentiel d’efficacité. Même s’il existe des différences entre les individus mais il y a des points communs :

Un rendement maximum le matin
Une chute d’activité après le repas
Un stade intermédiaire en fin d’après midi
Et une décroissance et le point le plus bas après minuit

Connaître la courbe des dérangements journaliers

Au cours de la journée, la majorité des collaborateurs subit des dérangements qui sont souvent identiques.

Vous devez repérer le rythme des dérangements en fonction de votre secteur d’activité et de votre organisation interne. Par exemple, un négoce en bâtiment sera dérangé le matin tôt par les artisans qui ont des urgences et seront plus au calme vers 10 h.

Cela nécessite aussi pour certains secteurs d’intégrer la saisonnalité comme dans le tourisme ou la restauration.

Intégrer les pauses pour rester efficace

La valeur de rendement de la concentration sur 60 minutes (moyenne) est la suivante

En tenant compte de ces trois points, vous allez pouvoir utiliser ces 3 outils de gestion du temps.

Outil n°1 : Le TimeBoxing pour éviter de perdre du temps sur des tâches simples et procrastiner

Vous aviez prévu une tâche sur 45 minutes qui va vous occuper tout une journée ? Sans limites de temps, vous avez tendance à faire durer notre travail.

C’est la loi de Parkinson, « le travail augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté ».

Le Timeboxing (ou gestion par blocs de temps en français) est un outil de gestion du temps pour éviter de procrastiner et pour se concentrer sur le travail à forte valeur ajoutée.

Le concept repose sur le fait d’attribuer une durée précise à chaque tâche et de travailler par objectif

Pour chaque « timebox » ou bloc de temps créé, il s’agit de se fixer pour objectif de réaliser cette tâche dans un temps donné. Cette méthode permet de planifier des tâches individuelles ainsi que des tâches pour votre équipe.

Outil n°2: le Batch Timing pour grouper des tâches de même nature

Le Batch Timing c’est comme le batch cooking mais en moins calorique. L’idée est de regrouper des tâches similaires pour les rassembler. Ce regroupement permet une concentration optimale et une efficacité accrue. Par exemple, cela peut fonctionner pour des coups de fil à passer, des RDV téléphoniques, des factures à générer, des e-mails à lire et traiter.

Une fois regroupées, ces tâches seront planifiées selon la méthode Time Blocking.

Outil n°3 : le Time Blocking pour travailler de façon proactive

Le Time Blocking (gestion par blocage de temps) consiste à dédier des segments de votre journée à des tâches spécifiques pour optimiser l’emploi du temps.

Vous réservez des créneaux à des activités spécifiques et définies que ce soit pour des périodes de travail intensif, la gestion de tâches récurrentes, le sport, etc.

Plutôt que d’être dans la réaction, vous passez en mode action. Vous travaillez de façon plus proactive en définissant des plages à des activités essentielles, réduisant ainsi les effets du surmenage et du manque de déconnexion.

Voici comment procéder :

Regrouper les tâches avec le batch timing (voir paragraphe précédent).
Choisir les meilleurs moments pour placer les différentes tâches en fonction de chaque rythme d’efficacité et des dérangements
Planifier de façon visuelle en utilisant des couleurs par exemple par typologie de tâches
Tenir vos engagements et faire savoir que vous n’êtes pas disponible quand c’est nécessaire.

Conclusion : l’idée n’est pas de travailler plus, c’est travailler mieux et au bon moment !

Organisez votre journée selon vos cycles d’efficacité et faites des pauses courtes et régulières.

Groupez les tâches de même nature, bloquez du temps pour des tâches précises et déterminer des blocs de temps avec une durée déterminée pour des tâches bien définies.

Grâce à ces bonnes habitudes, vous pourrez réduire la procrastination, travailler de façon plus efficace et travailler au meilleur moment.

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’information sur nos formations en gestion du temps.

Consultez nos autres articles:

Gestion du temps : 3 méthodes indispensables pour planifier efficacement ses journées et gagner jusqu’à 1 heure

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26
Fév 24
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Gestion du temps : 3 méthodes indispensables pour planifier efficacement ses journées et gagner jusqu’à 1 heure

Tags : gestion du temps matrice einsenhover mieux planifier

Vous avez compris l’importance de planifier votre journée, vous avez acheté votre agenda papier ou enfin regardé les fonctionnalités de votre agenda digital mais vous ne savez pas comment vous y prendre pour tenir le rythme ? Comment faire pour planifier efficacement ses journées en gérant au mieux ses priorités ? C’est ce que nous allons découvrir dans ce blog.

8 minutes de planification = 1 heure de travail en moins ! Cela vaut le coup de planifier efficacement ses journées !

La règle de base dans la gestion du temps : accepter de perdre du temps pour en gagner !

L’idée est de passer du remps à planifier intelligemment et de le prévoir dans sa journée. En général en début de journée pour visualiser les temps forts de la journée mais aussi le soir avant de quitter son bureau pour vérifier ce qui a été fait et replanifier ce qui doit l’être.

Outil n°1 pour planifier efficacement ses journées : la méthode NERACLa méthode NERAC a un avantage majeur : elle est simple et efficace et repose sur 5 principes majeurs :

Noter : Inscrivez tout ce qui est doit être fait dans la journée et pas uniquement vos RDV à savoir : Ce qui n’a pas été fini la veille, les nouvelles tâches, les communications à réaliser (téléphone, mails, courriers …), les tâches récurrentes ou à heures fixes, votre cours de Pilates, etc.

Estimer : évaluez ensuite la durée qu’il vous faudra pour réaliser la tâche en question en faisant bien attention à ne pas surévaluer, ni « sur planifier ».
Réserver : bloquez votre temps pour faire les tâches prioritaires (pas forcément les plus urgentes, voir paragraphe suivant) tout en vous rappelant que vous ne devez pas planifier plus de 60% de votre temps.
Arbitrer : priorisez vos tâches en vous appuyant sur plusieurs méthodes : la méthode ACTE qui impose de prendre une décision sur chaque tâche, la matrice d’Einsenhover et la gestion des tâches prioritaires (voir paragraphes suivants).
Contrôler : en fin de journée, pour chaque tâche vérifiez son « statut » : soit elle est finie et vous barrez la tâche de l’agenda (ô joie !), soit elle s’est réglée d’elle-même, soit elle n’est pas terminée et elle doit être reportée au lendemain. Replanifiez-la dans l’agenda.

Outil n°2 pour planifier efficacement ses journées : la métaphore des gros cailloux

Peut-être connaissez-vous la métaphore des cailloux ? Elle est souvent utilisée dans les formations sur la gestion du temps car son message est simple et reste à l’esprit.

Il était une fois… un expert renommé qui tenait une conférence sur la façon de gérer sa vie. Il propose une expérience à son public : il prend un grand bocal de verre et le remplit de gros cailloux puis demande : : « Le bocal est-il plein ? » Tout le monde répond : « Oui ». Il prend alors un sac avec des petits galets et les verse dans le bocal. Ils se placent entre les cailloux et il pose la même question : « Le bocal est-il plein ? » Tout le monde répond : « Oui ». Il prend ensuite un sac de sable qu’il verse dans le bocal et qui, bien sûr se faufile entre les pierres. Il conclut en expliquant que l’expérience en question démontre que, pour remplir le bocal, il faut commencer par les gros cailloux avant de mettre les plus petits. Bref les gros cailloux doivent être nos priorités. Bien planifier sa journée de travail, c’est donc placer d’abord ses gros cailloux dans son planning.

Dans nos formations, nous proposons une classification :

Tâches A = très important = gros cailloux = tâches primordiales qui ne peuvent être déléguées
Tâches B = important = galets = tâches d’importance moyenne qui peuvent être déléguées
Tâches C = moins important = sable = tâches avec des valeurs minimes dans votre fonction qui peuvent être déléguées ou éliminées

Pour déterminer vos tâches A, B et C, nous travaillions sur vos tâches essentielles au regard des objectifs de votre poste et de votre mission.

Outil n°3 pour planifier efficacement ses journées : la matrice d’Enseinhover

Vous la connaissez tous mais vous avez déjà surement oublié son utilité. C’est un outil de gestion du temps et de priorisation des tâches permet d’arbitrer en prenant en compte deux paramètres : l’urgence et l’importance :

Urgent : qui ne peut pas attendre, qui présente une échéance proche
Important : qui a de la valeur, un intérêt, un rôle considérable pour atteindre les objectifs

Sur la base de ces deux critères, la matrice divise les tâches en quatre catégories.

Commençons par les cas les plus simples :

Urgent et Important : Ces tâches nécessitent une action immédiate et sont cruciales pour atteindre vos objectifs. Elles doivent être traitées en priorité. Pas de discussion sur le sujet.
Ni Urgent ni Important : Ces tâches ne sont ni pressantes ni significatives pour atteindre vos objectifs principaux et doivent être évitées dans la mesure du possible.

Voici à présent celles qui présentent le plus de risques :

Important mais Pas Urgent : Ces tâches contribuent à vos objectifs à long terme mais n’ont pas besoin d’être traitées immédiatement. Le souvent, nous avons tendance à les reléguer à plus tard et elles finissent souvent par devenir urgentes et importantes. L’idée est de les planifier (donc les mettre dans l’agenda) et de mettre des rappels, voire de les découper en plus petites tâches.
Urgent mais Pas Important : Ces tâches sont pressantes mais ne contribuent pas directement à vos objectifs majeurs. Elles peuvent souvent être déléguées ou évitées si possible car « il n’y a pas d’urgence, seulement des gens pressés ! ».

En classant vos tâches dans cette matrice, vous définissez sur quoi vous concentrer.

Conclusion : planifier mais planifier intelligemment si vous voulez tenir le cap !

L’objectif est de prioriser les tâches importantes et de minimiser le temps passé sur les tâches non importantes et non urgentes. Cela va vous aider à accroître l’efficacité personnelle et à atteindre des objectifs à long terme de manière plus efficace. En planifiant au bon moment les tâches les plus importantes, vous êtes plus efficace et surtout plus zen en fin de journée !

Contactez pour obtenir plus d’informations sur nos formations.

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Gestion du temps : créer sa semaine type pour travailler plus sereinement et atteindre ses objectifs

16
Fév 24
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Gestion du temps : Et si vider sa boite de réception mentale était le premier pas pour améliorer sa gestion du temps ?

Tags : améliorer sa gestion du temps gestion du temps

Vous avez du mal à gérer votre temps, vous vous sentez désorganisé(e), débordée ? Votre cerveau bouillonne, voire déborde ? Vous avez souvent l’impression d’avoir la tête comme une citrouille ? de ne pas savoir quelle tâche prioriser ? Comme votre boite de réception mail, vous disposez d’une boite de réception mentale qui stocke toutes les tâches et informations qui vous parviennent. Voici comment vider votre boite de réception mentale et devenir à la fois plus serein et plus efficace.

Améliorer sa gestion du temps en vidant sa boite de réception mentale : késako ?

Toute la journée, des tâches, des informations, des données nous « arrivent ». Nous les stockons dans un premier temps dans notre cerveau qui sert de de boite de réception.

A force de stocker ces informations sans en faire quoi que ce soit, elles finissent par remplir notre boite de réception mentale, qui, complètement pleine, nous empêche de réfléchir.

Nous nous mettons alors à penser à tout ce qui est dans notre tête, avec la peur de ne pas réussir à tout faire et surtout avec le sentiment de ne plus savoir quoi prioriser.

Votre cerveau se comporte comme votre boite de réception mail. Comme elle, quand elle est remplie, elle déborde, elle sature, elle ne peut plus rien accepter, tout est en vrac …

Bref il faut la vider !

Règle n°1 : Vider régulièrement sa boite de réception mentale dans sa TO-DO-LIST

L’idée est donc de vider régulièrement votre boite de réception mentale comme vous feriez avec vos mails en prenant une décision pour chacune des tâches stockées dedans.

Comme pour votre boite mail, vous allez devoir arbitrer et décider si vous devez :

AGIR tout de suite : mais avant tout devez définir si c’est le bon moment pour le faire (ce sera l’objet d’un autre article de blog)
PLANIFIER de façon formelle en inscrivant la tâche dans votre agenda à une date donnée
DELEGUER si vous le pouvez et si cela se justifie
CLASSER ou ELIMINER (et oui certaines taches ne doivent pas être réalisées ni par vous ni par personne !)

Vous allez ainsi remettre de l’ordre dans votre cerveau, le libérer de ses contraintes en déposant ce qui l’encombre afin de réduire le stress lié au fait que les tâches « stagnent » et ne sont pas « rangées ».

Vider sa boite de réception mentale c’est :

Libérer votre cerveau pour lui permettre de se centrer sur les tâches vraiment importantes
Être moins stressé car chaque information est « rangée » et à sa place (le dséordre est source de stress c’est prouvé scientifiquement)
Partager l’information et mieux collaborer (personne ne sait lire dans votre tête !).

Règle n°2 : planifier ses actions plutôt que de les laisser dans sa TO-DO-LIST

Vider sa boite de réception mentale va principalement consister à planifier les tâches qui y sont stockées.

Pour chaque tâche stockée vous allez avoir prendre une décision : faire, éliminer, transmettre, déléguer ET la plupart du temps planifier !

Triez et une fois qu’il ne vous reste plus que les tâches à planifier, vous pouvez alors les mettre dans une TO-DO-LIST (papier ou en utilisant les Notes de votre smartphone ou de votre ordinateur).

Pourquoi planifier par écrit ?

Pour avoir une vue d’ensemble
Pour alléger votre charge de travail
Pour vous auto-motiver
Pour avoir une meilleure concentration
Pour contrôler et atteindre vos objectifs
Pour mieux collaborer en partageant les données

Comment se lancer ? En planifiant déjà une première journée

La journée est l’unité la plus petite pour planifier des tâches et elle est facilement supervisable

De plus, les objectifs journaliers sont plus faciles à atteindre et par là-même plus motivants.

Comment procéder ? Avec la méthode NERAC : Noter Évaluer Arbitrer Réserver Contrôler

Pour planifier commencez par vous munir de votre TO-DO-LIST et de votre outil de planification :

La question qui tue ? Faut-il être Team digital ou Team papier ?

Les méthodes sont les mêmes, choisissez juste un outil avec lequel vous êtes à l’aise.

– Option Team digital : vous êtes déjà équipé : votre téléphone, vos suites bureautiques (Google, Microsoft, Apple) feront l’affaire. Favorisez la synchronisation et les automatismes.

– Option Team papier : Optez pour un agenda qui vous plait. Nous vous recommandons le Clipbook de Filofax et ses recharges.

Perso, nous n’avons jamais pu choisir : nous utilisons les outils Apple ET un bon Filofax !

Ensuite optez sans hésiter pour la méthode NERAC, la meilleure solution pour améliorer sa gestion du temps et des priorités.

Noter : Inscrivez tout ce qui est important et pas uniquement les RDV dans une To-DO-LIST (après avoir vidé votre boite de réception mentale) puis sélectionnez les tâches à accomplir en y ajoutant

Ce qui n’a pas été fini la veille
Les nouvelles tâches
Les délais
Les communications à réaliser: coups de téléphone, mails, courriers …
Les tâches récurrentes ou à heures fixes

Estimer : évaluez la durée qu’il vous faudra pour mener à bien votre tâche en prenant garde de

Ne pas surévaluer, ni « sur planifier » pour éviter la frustration
Gérer votre budget temps en bous imposant que chaque heure imputée doit être respectée
Anticiper et limiter les facteurs de dérangement

Réserver : bloquez du temps pour faire les choses mais restez souple dans votre planification car vous aurez toujours 20% de votre temps qui sera occupé par les imprévus. Comptez-les dans votre planification en ne sur bookant pas votre journée !

Arbitrer : faites des choix pour prioriser vos tâches en vous imposant d’agir, classer, déléguer, transmettre ou éliminer avec des règles d’arbitrage simples intégrant les priorités ainsi que la méthode et le moment pour agir. C’est la méthode ACTE (pour Agir, Classer, Transmettre, Eliminer).

Contrôler : Vérifiez à postériori en rendant positive l’obligation de finir un travail en cours. En fin de journée, pour chaque tâche vérifiez son « statut » :

Vous avez fini, la tâche est terminée et vous barrez avec joie la tâche sur votre agenda !
L’affaire s’est réglée d’elle-même, vous l’effacez.
La tâche n’est pas terminée et elle doit être reportée au lendemain ou à une date ultérieure : vous notez la tâche dans votre agenda à la bonne date.

Et maintenant il s’agit de passer à l’action pour planifier et améliorer sa gestion du temps !

Les journées sont un perpétuel recommencement : commencer par planifier la journée de demain en utilisant la méthode du vidage de la boite de réception mentale.

Notez tout dans une TO-DO-LIST puis « piocher » dedans et planifiez chaque tâche dans votre agenda.

Votre TO-DO-LIST ne sera jamais vide mais votre esprit lui sera bien plus libre !

En commençant avec la planification d’une journée et en couplant avec le « vidage de votre boite de réception mentale » vous allez finir par réussir à remplir votre agenda !

Pour aller plus loin vous pouvez consulter d’autres articles sur la gestion du temps :

Contactez pour obtenir plus d’informations sur nos formations.

Consultez nos autres articles sur le sujet:

Gestion du temps : 3 outils pour optimiser son organisation au quotidien (et travailler au bon moment !)

Gestion du temps : 3 méthodes indispensables pour planifier efficacement ses journées et gagner jusqu’à 1 heure

Gestion du temps : 4 actions (simples et efficaces) à mener d’urgence pour mieux gérer sa boite mail

Gestion du temps : créer sa semaine type pour travailler plus sereinement et atteindre ses objectifs

Ou nous contacter pour programmer une formation dans votre entreprise sur ce sujet !

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Fév 24
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Gestion du temps : 4 actions (simples et efficaces) à mener d’urgence pour mieux gérer sa boite mail

Tags : gestion du temps mieux gérer sa boite mail

Débordé(e)? Sous l’eau? Ultra sollicité(e) ? Pour vider votre boîte mentale de réception pourquoi ne pas commencer par vider votre boîte mail ou, au moins, à mieux la gérer et à vous désintoxiquer ?

Nous constatons régulièrement lors de nos formations en gestion du temps que près de 80% des apprenants ont un problème de gestion de leur boîte mail. Ce sujet est devenu un vrai problème pour gérer notre temps car cela peut nous occuper jusqu’à 1h pendant la formation !

Cela s’appelle la pénibilité numérique… Voici quelques astuces rapides et facile à mettre en œuvre pour vous désintoxiquer de votre boute mail et en faire un putil plutôt qu’une contrainte

Mieux gérer sa boite mail c’est possible et ça commence par une prise de conscience

La pénibilité numérique : les chiffres qui font peur !

Voici quelques chiffres qui auront le mérite de vous faire réfléchir sur la place qu’occupe la fameuse boite mail dans notre vie

Nous consultons en moyenne notre messagerie toutes les 15 minutes
Nous passons jusqu’à 30 heures par semaine à lire et écrire ses emails
70% des employés déclarent interrompre ce qu’ils font lorsqu’une notification apparaît
La fonction « répondre à tous » génère 25% des emails et la fonction « mettre en copie » 30% des mails

5 symptômes qui prouvent que vous devez agir vite pour mieux gérer votre boite mail

Vous avez l’impression d’avoir toujours 100 mails non lus en permanence dans sa boite mail
Vous subissez l’arrivée de notifications intempestives en permanence
Chaque arrivée de mail vous fait soupirer
Vous vous sentez obligé(e) de répondre immédiatement à tous vos mails…
Vous répondez à vos mails le dimanche à 22h00

Voici 4 pistes pour mieux gérer votre boîte mail et en finir avec l’addiction à la boite mail !

Prérequis : Réduisez la tyrannie de votre messagerie en réduisant la consultation de façon drastique

Toute la journée vous regardez vos mails. Mais POUR QUOI faire ? Pensez-vous vraiment qu’une catastrophe va se déclencher si vous ne regardez pas votre boite mail toutes les 5 minutes ?

Pour commencer, rappelez-vous que le mail n’est pas un outil de communication d’urgence (le téléphone, le sms, les pieds pour aller dans le bureau du collègue sont plus appropriés dans 95% des cas)

Ensuite rappelez-vous également que vous n’êtes pas payé pour répondre à des mails(sauf dans quelques rares cas) et que votre valeur ajoutée est de faire votre métier (plombier, directeur technique, ingénieur qualité, chef de produit, BDR, etc.) et non d’écrire et de lire des mails !

Notre premier conseil est donc de vous sevrer !

Limitez la consultation de la boîte mail à 3 fois par jour (si si vous verrez qu’aucun tsunami n’apparaitra à l’horizon, vous allez même constater que c’est facile, c’est puissant et efficace et vous nous remercierez !)

Faites confiance à la technologie

La technologie n’est pas seulement là pour nous faire peur, elle est aussi là pour nous aider au quotidien. A vous de voir ce qu’elle peut faire pour vous. Il n’y a pas de solution miracle mais pas mal de choses peuvent être faires plus efficacement grâce à elle :

Utilisez les modes concertation disponibles sur vos téléphones portables et vos ordinateurs (que ce soit PC ou Mac, Android ou iOS) pour limiter les notifications. Leur principal avantage est de vous permettre de supprimer les notifications inutiles tout en continuant d’autoriser les notifications et/ou appels.
Utilisez tous les outils merveilleux de votre logiciel de messagerie qui permettent de ranger aisément ses mails (créer des dossiers et des règles automatiques), accéder plus vite à l’information (épingler les posts, exploiter les boites intelligentes, utiliser les drapeaux, etc).
Vous désabonnez des newsletters jamais lues et désactivez les notifications « non essentielles » ou réduisez-les avec le principes des résumés programmés

Utilisez l’email à bon escient et en respectant ses règles d’usage

Nous sommes souvent nos propres bourreaux.

Réfléchissez avant de mettre la moitié de l’entreprise en copie d’un mail et utilisez l’objet du mail pour indiquer les actions à venir (ex: réponse pour le 12 mars, etc.)

Autre point clé, pas besoin d’être 50 sur une « conversation mail». Ce n’est pas un groupe Facebook ou Whatsapp. Limitez les conversations avec plus de 5 personnes dans la boucle et surtout appelez ou allez voir la personne concernée au-delà de 3 courriels échangés sur un sujet.

Rappelez-vous, avec le mail, nous n’avons ni son, ni image les échanges par mail peuvent vite devenir complexes, chronophages et nous induire en erreur sur les intentions de votre interlocuteur (pourquoi il a mis des majuscules Raoul de la Compta ? il est énervé le gars ?).

Et surtout faites-vous violence pour appliquer toutes les règles ci-dessus

Tout ne fonctionnera peut être pas pour vous ou peut-être ne tenterez-vous pas tout de suite le défi de ne regarder votre boite que 3 fois par jour, mais vous pourrez sûrement trouver dans cette liste une ou deux bonnes idées à exploiter dès demain !

Pour aller plus loin, vous pouvez participer au Challenge #JusteFaisLe “4 semaines pour mieux gérer votre temps” sur Linkedin ou décider de participer à notre prochaine formation « Mieux gérer son temps et ses priorités ».

Consultez nos autres articles sur le sujet:

Gestion du temps : 3 outils pour optimiser son organisation au quotidien (et travailler au bon moment !)

Gestion du temps : 3 méthodes indispensables pour planifier efficacement ses journées et gagner jusqu’à 1 heure

Gestion du temps : Et si vider sa boite de réception mentale était le premier pas pour améliorer sa gestion du temps ?

Gestion du temps : créer sa semaine type pour travailler plus sereinement et atteindre ses objectifs

Source: 1er Observatoire de l’infobésité et de la collaboration numérique (OICN), réalisé par la startup Mailoop 15/05/2023

03
Fév 23
0

Les bonnes pratiques à pratiquer sans modération pour réussir sa veille marketing et technologique

Tags : veille marketing veille technologique

Allô quoi ? tu veux faire de la stratégie marketing et tu ne sans pas faire de veille marketing et technologique ? (Vous pouvez remplacer faire de la stratégie marketing par gérer ton système qualité, renforcer ta RetD, accélérer ton développement commercial, créer ta boite, etc.). La veille est essentielle et quand je dis cela je défonce une porte ouverte. Pourtant peu de personnes s’aménagement de créneaux de veille ou même pensent à réellement organiser leur veille. Pourtant c’est aussi crucial que passionnant.

Voici quelques points clés à retenir pour vous permettre (enfin) de réussir sa veille marketing et technologique sans la rimer cela avec anarchique et en tirant pleinement part. Car la veille, c’est facile, c’est pas (forcément) cher et ça peut (souvent) rapporter gros.

La veille c’est quoi ?

Quand on parle de veille, pas facile de savoir ce que cela recouvre et ce que cela engendre pour celui qui veut faire de la veille marketing et technologique. Selon Steven C. Wheelwright – ancien professeur émérite de l’université de Harvard, « la veille technologique est constituée par l’ensemble des techniques visant à organiser de façon systématique la collecte, l’analyse, la diffusion de l’exploitation des informations techniques utiles à la sauvegarde et à la croissance des entreprises ».

Selon notre ami Wikipédia, « La veille technologique ou veille scientifique et technique consiste à s’informer de façon systématique sur les techniques les plus récentes et surtout sur leur mise à disposition commerciale (ce qui constitue la différence entre la technique et la technologie). Cette activité met en œuvre des techniques d’acquisition, de stockage et d’analyse d’informations et leur distribution automatique aux différentes sections concernées de l’entreprise, à la manière d’une revue de presse. Ces informations peuvent concerner une matière première, un produit, un composant, un procédé, l’état de l’art et l’évolution de l’environnement scientifique, technique, industriel ou commercial de l’entreprise. »

Bref en résumé, faire de la veille c’est avant tout mettre en place un système organisé visant à acquérir, stocker, analyser et partager des données sur un périmètre et une durée donnés. Cela signifie donc s’organiser …

Faire de la veille marketing et technologique, ça sert à quoi ?

La bonne nouvelle, c’est que l’énergie que vous allez déployer pour faire de la veille ne sera pas vain. Il va vous permettre d’atteindra plusieurs objectifs qu’il vous faudra identifier pour bien organiser votre veille :

Renforcer la culture générale
Suivre les tendances métier ou technologiques
Faire de la curation de contenu et alimenter les réseaux sociaux
Réaliser un benchmark plus rapidement
Faire une étude de marché
Identifier des innovations à valeur ajoutée
Surveiller les concurrents et/ou les clients
Participer à la démarche Qualité de l’entreprise

Comment s’organiser pour réussir sa veille marketing et technologique

C’est alors que les vraies questions se posent pour réussir sa veille marketing : Où trouver l’information ? Comment trouver l’information ? Comment stocker et partager l’information ? C’est le moment de s’organiser pour simplifier et sécuriser les différentes étapes de la veille :

Identifier ses objectifs (pourquoi faire de la veille ?)
Identifier les bonnes sources (où trouver la bonne information ?)
Utiliser les bons outils (grâce à quels outils ?)
Trier et organiser l’information (comment gérer toutes ces données ?)
Aménager ses créneaux de veille (comment prendre le temps de le faire ?)
Partager ses découvertes (comment informer les autres ?)

1. Identifier ses objectifs pour mieux cibler

Identifier le périmètre de sa veille est un point clé pour éviter l’usine à gaz ! Vous devez donc vous center sur votre écosystème à savoir

Concurrents directs et indirects
Clients et distributeurs
Influenceurs
Fournisseurs
Institutionnels et organisations professionnelles

Et ne pas négliger non plus négliger une approche locale de votre veille (régionale, nationale, internationale en fiction de votre activité).

2. Identifier les sujets de veille

Sur quels sujets doivent faire de la veille ? en fonction des objectifs qui ont été définis précédemment, vous pouvez alors définir votre périmètre de veille qui porte généralement sur :

Votre secteur d’activité : industrie, IT, Mode, etc.
Votre métier : marketing, achats, production, RH, etc.
L’activité économique sur le périmètre géographique défini (évolutions, statistiques, études, etc.)
Les produits et services que vous proposez
Les nouveaux modèles économiques
La réglementation générale et propre à votre activité

3. Identifier les bonnes sources

Autres points moins évidents : quelles doivent être mes sources ? Là encore, soyons assez pragmatique, vous avez déjà tout sous la main…

Les classiques : revues papier spécialisées (si! si! ), journaux en ligne, blogs d’experts, chaînes Youtube sites couvrant plusieurs corps de métier (L’Usine Nouvelle, L’Usine Digitale, Le MagIT, Le journal du Net…), livres
Le réseau et les communautés : Vos pairs sur Linkedin, forums professionnels, événements, outils de partage bien fournis (Githubs , Slack, etc.)
Les outils de communication de votre écosystème: sites webs des concurrents, clients, fournisseurs, publication réseaux sociaux, communiqués de presse, sites gouvernementaux

4. Utiliser les bons outils pour gagner du temps

Pour le coup, il faut savoir être un fainéant intelligent et le revendiquer. Choisissez donc :

Les classiques (médias et événements et alertes associées): Radio, TV, Journaux papier, Livres, Salons professionnels, Rencontres professionnelles, Webinaires (France Info par exemple est un média ets très connecté avec une présence sur la radio, la télévision, le web et les réseaux sociaux et un système d’alerte)
Les newsletters sur votre secteur d’activité, sur votre métier, proposés par les gouvernements (exemples Bercy Infos)
Les alertes Google avec un bon choix des bons mots-clés et l’utilisation de la longue traine
Les abonnements sur les réseaux sociaux à des pages entreprises (concurrents, clients, partenaires, etc.) et à des profils d’influenceurs et de consultants

5. Trier et organiser l’information (poser n’est pas ranger)

Trier ne se résume pas à poser les infos sur son bureau physique ou virtuel en espérant les regarder un jour… Vous devez :

Trier tout de suite les infos pour ne conserver que ce qui est utile et ne pas surstocker de l’information
Organiser et classer vos données en créant par exemple un répertoire références ou Veille sur le bureau et avec des sous-dossiers
Agir en identifiant les actions à mener et les faire tout de suite ou les planifier
Épurer et mettre à jour au fil de l’eau afin de supprimer les informations obsolètes et revoir ses sources en respectant la chronologie
Et surtout ne pas reporter à demain… (Noter, noter et noter… et agir…)

6.Aménager ses créneaux de veille

Le problème ? Trouver le temps de faire de la veille ! Généralement le meilleur créneau est le matin avec régularité et automatisation (alertes, newsletters, #, etc.) pour garantir le respect de vos objectifs.

La meilleure solution est de mettre en place une routine, de se garder du temps une fois par semaine ou toutes les deux semaines et idéalement de mettre en place une réunion par mois pour partager les informations ou intégrer une partie « partage de la veille » dans vos réunions (ce qui permet aussi de tracer vos actions…)

7. Partager l’information

Il faut bien sûr travailler pour collecter et analyser l’information mais aussi la partager pour faire grandir vos équipes et vos partenaires. Idéalement l’idée est de :

Faire une newsletter interne ou à destination de ses partenaires
Mettre en place une réunion par mois pour partager les informations
Intégrer une partie « partage de la veille » dans vos réunions (ce qui permet aussi de tracer vos actions…)

Les 3 erreurs les plus courantes à éviter pour réussir sa veille marketing et technologique:

Monter une usine à gaz

Règle numéro 1 : vous devez penser accessibilité et simplicité (le smartphone est ton ami) et surtout que tout le monde puisse comprendre votre système de veille y compris vous !

Ne rien faire de sa veille

Une fois accumulées, les données de votre veille doivent être exploitées ! Vous devez agir et inscrire rapidement vos actions dans un planning (ou agir tout de suite si possible)

Ne pas garder une traçabilité

Bien sûr il faut connaître ses sources, mais quand votre auditeur Qualiopi ou ISO9001 viendra vous voir pour renouveler votre certification, il va vous demander de de lui montrer ce que vous avez mis en place pour votre veille et surtout ce que vous en avez fait… Pensez à minima au bon vieux plan d’actions dans un tableur ou sautez le pas de la digitalisation…

Quelques sites et pages à suivre …

Sites technologies et industries
- Industrie & Technologies
- Journal du Net
- L’Usine Nouvelle
- L’Usine Digitale
- Frenchweb
- Le Mag IT
- Le Monde informatique

Culture générale
- Les Echos/ Le cercle les Echos
- France Info
- Chef d’entreprise

Digital
- Le blog du modérateur
- Le journal du Community Manager
- Web Marketing and com
- Le siècle digital
- Mounir digital
Marketing et communication
- Creapills
- Konbini
- Presse Citron
- J‘ai un pote dans la Com
- LSA Commerce et Consommation
- E marketing Magazine
- E commerce Magazine
- E commerce nation
- WP Marmite

Maintenant y’ a plus qu’à…

Pour en savoir plus sur ce sujet et tous les sujets de développement de votre stratégie marketing qui vous intéressent, contactez-nous !

16
Mar 22
0

Pourquoi une formation Gestion du temps n’est pas une perte de temps mais une priorité !

Tags : formation gestion du temps gérer ses priorités

Gérer son temps est un élément fondamental de la performance des managers et de leurs collaborateurs. Nous nous sentons souvent dépassés par le temps et nous avons du mal à équilibrer vie personnelle et vie professionnelle. Aussi, nous pouvons rapidement devenir frustrés et aigris avec un sentiment récurrent : nous subissons le temps au lieu de le maitriser. Bonne nouvelle : gérer son temps s’apprend ! Mais si la méthodologie et les bonnes pratiques sont importantes dans cette démarche (et s’apprennent dans une formation Gestion du temps et des priorités), elles ne suffisent pas à maitriser le temps. Le premier facteur (comme souvent), c’est la motivation !

« Le problème, c’est pas le problème, le problème c’est ton attitude face au problème! »

Question gestion du temps, ce grand principe de notre cher Jack Sparrow s’applique complètement ! Le premier problème avec la gestion du temps ce n’est pas le temps mais vous et votre façon d’aborder le sujet !

Non ! Le temps n’est pas de l’argent !

La première étape consiste avant tout à prendre conscience de l’importance du temps et de sa propre attitude face à la gestion du temps. Cela afin d’évoluer vers une vision proactive et non plus réactive de la gestion du temps et des priorités. Voici trois (petites) réflexions qui peuvent vous aider à comprendre l’importance de votre démarche face au temps (désolée cela va peut-être un peu vous saper le moral !) :

1. LE TEMPS EST UN CAPITAL PRÉCIEUX

Le temps est bien plus que de l’argent. C’est un bien compté, qui ne peut pas s’acheter, ni s’épargner, ni s’économiser. Il s’écoule continuellement et irrévocablement (non ne sautez pas tout de suite par la fenêtre !).

2. LE TEMPS C’EST LA VIE

Il est donc important de prendre conscience que notre capital temps est limité et qu’il faut donc essayer d’en tirer le meilleur parti. Il faut investir correctement notre capital temps.

3. UNE GRANDE PARTIE DE NOTRE TEMPS PART EN FUMÉE

En effet, on constate généralement que seuls 30 à 40% de la journée est réellement efficace pour les hommes et les femmes au travail. A nous de bien investir dans notre gestion du temps.

L’histoire du bucheron… ou comment le serpent se mord la queue (et se fait mal…)

A ce sujet, peut-être connaissez-vous l’histoire du bucheron ? C’est une de mes histoires préférées. Un homme se promène dans les bois et aperçoit un bucheron qui scie une énoooorme branche avec une scie mal affutée. Pensant bien faire, l’homme lui demande : « pourquoi n’affutez-vous pas votre scie ? Vous gagneriez du temps ! ». Le bucheron lui répond alors : « je ne peux pas je n’ai pas le temps… ». Voici résumée toute la problématique de la gestion du temps.

Prendre le temps de mieux s’organiser – ce qui peut paraître comme une perte de temps – va au contraire vous permettre de mieux gérer votre temps et d’être plus efficace. Prenons juste un chiffre. 8 minutes de planification par jour fait gagner ne moyenne une heure sur son travail. Ainsi, une heure que vous pourrez passer au choix, à caler un cours de danse orientale tous les lundis, faire un Lego géant avec vos enfants, mieux travailler vos dossiers avant les consultations, … et bien sûr, être moins sous pression.

Bonne nouvelle : gérer son temps s’apprend !

2ème bonne nouvelle : si vous êtes motivé vous pouvez y arriver avec une formation Gestion du temps et des priorités !

Il existe des techniques pour mieux gérer son temps, techniques qui ne fonctionnent que si l’on s’en sert et que si l’on a envie de s’en servir…

Car sans motivation, point de salut pour le manager ou le collaborateur débordé… Au cours de la formation gestion du temps que j’anime, je ne fais qu’expliquer des lapalissades aux participants : planifiez, classez, anticipez, déléguez… entre autres… Souvent ils sont persuadés de savoir tout cela mais ne parviennent pas à le mettre en place faute de motivation et de méthodologies concrètes. C’est à cela que sert une formation en gestion du temps : à se poser une journée pour affuter sa scie. Elle vous permet de prendre une journée pour se regarder le nombril et mieux organiser votre travail et vos priorités pour gagner en efficacité et sérénité. Nombre d’astuces et de bonnes pratiques nécessitent moins de 10 minutes pour être mises ne place et être opérationnelles.

Et non ! Ce n’est pas une punition d’aller en formation gestion du temps !

Vraiment, ce serait dommage de se priver d’une formation gestion du temps …

Et vous comment gérez-vous votre temps ? N’hésitez pas à commenter cet article !

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12
Mai 21
0

Formation GESTION DU TEMPS – Gérer son temps et organiser son travail et ses priorités

Tags : formation gestion du temps formation gestion du temps manager gérer son temps et ses priorités

Objectif de la Formation Gestion du Temps	L’objectif de la formation Gestion du temps est de permettre aux participants d’améliorer leur organisation quotidienne et remédier à la perte ou le manque de temps. Savoir prioriser et hiérarchiser ses tâches Pouvoir planifier ses tâches Identifier les problèmes spécifiques à chacun et la façon de les traiter Améliorer sa performance et sa productivité quotidiennes Disposer de documents de base pour s’organiser (plan d’actions, relances à effectuer…)
Durée	2 jours (possibilité d’accompagnement personnalisé)
Public	Tout public
Prérequis	Aucun prérequis. Une grille d’analyse des temps est adressée avant la formation aux participants
Profil de l’intervenant	Consultants spécialisés dans le management et la gestion du temps.
Formations complémentaires	Pour les cadres ou futurs cadres : Les formations « diriger une équipe » Voir le catalogue de formation
Contenu de la formation	Tour de table : présentation – attentes des participants – tests Sens de la démarche de gestion du temps Une meilleure gestion du temps, pour quoi faire ? Identification des problèmes de gestion du temps Les maladies du temps les voleurs de temps Analyser son activité et identifier les voleurs de temps Définir ses objectifs: la clé de la gestion du temps Planifier par écrit sa journée Avantages et mise en oeuvre Méthode NERAC pour planifier sa journée et mise en applicatio Déterminer ses priorités Prioriser selon Eisenhower et gérer ses tâches de type A, B et C Identifier les différents types de tâches à partir de la grille d’analyse Optimiser la gestion de sa journée Bien démarrer et bien finir sa journée Tenir compte de son cycle d’efficacité et des courbes de dérangements journaliers L’heure NPD (plan d’action) Les techniques d’optimisation de la gestion du temps Savoir déléguer Savoir dire non Anticiper Savoir animer une réunion et mettre en place de supervision pour mieux gérer son temps et ses équipes (pour les managers) Tour d’horizon des outils de supervision facteurs clés de succès pour animer une réunion efficace S’organiser au quotidien sans stress Principe de la méthode d’organisation Les différentes étapes (collecte, clarification, structuration, réflexion, action) Les outils à mettreen place Conclusion : Synthèse des bonnes pratiques Plan d’action individuel Tour de table

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06
Mai 20
0

#Télétravail: Les 5 règles d’or pour travailler chez soi et ne pas le regretter…

Tags : télétravail travailler chez soi

Entre épidémie un peu flippante, grippe saisonnière, volonté d’être plus efficace et qualité de vie, le télétravail est devenu un véritable sujet. Encore faut-il être prêt à travailler chez soi et à passer à ce nouveau mode de travail que ce soit de façon ponctuelle ou plus récurrente.

Qui pouvait être mieux placée que moi pour vous parler du travail à la maison, moi qui suis passée d’un bureau partagé avec mon équipe en plein cœur de Sophia Antipolis il y a 15 ans au grand privilège de disposer d’un bureau situé en rez-de-jardin de… ma maison ! Sachez tout de même que les lignes que vous lisez sur mon blog ont souvent été produites le mercredi après-midi, jour où mes enfants venaient faire un tour au bureau m’obligeant parfois à réintégrer l’étage supérieur . Le mercredi (et les jours de grève, les jours où les instituteurs et professeurs sont absents, etc.), jour des enfants ? Un peu moins des mamans et des papas qui travaillent chez eux !

Voici 5 règles d’or pour travailler chez soi, ne pas regretter son expérience de télétravail et éviter de menacer le petit dernier de le placer en pension lors de la prochaine épidémie de grippe ou de la prochaine grève des transports !

Note à l’attention des lecteurs: toute ressemblance avec des personnages etc… serait totalement fortuite 🙂

Règle n°1 pour travailler chez soi : ne sous-estimez jamais vos enfants, ils sont capables de tout …

Petit test : votre petit dernier arrive en tenant le papier toilette d’une main et le doudou de l’autre alors que vous êtes au téléphone avec votre meilleur client :

a) vous courez vous enfermer dans la salle de bain pour finir votre conversation en priant pour que votre adorable tête blonde ne crie pas trop fort.

b) vous mettez votre correspondant en attente (touche R1 sur votre téléphone fixe), prenez sur vous et vous occupez du problème.

c) vous prétextez un double appel, vous raccrochez, vous faites ce que vous avez à faire puis rappelez le client en disant « je ne comprends pas, ça coupe quand je prends deux appels, il faut que j’enlève mes moufles …»

d) vous vous dites que cette question est idiote et que cela ne peut pas vous arriver.

Les trois 1^ères solutions sont valables mais la a) est très risquée (je sais de quoi je parle !) et la c) ne se fait que si l’on a un 1^er prix de conservatoire en art dramatique… si vous avez coché le d), vous n’êtes pas prêt pour le télétravail ou vous avez encore une vision idéalisée de vos enfants…

Important : n’hésitez pas à expliquer à vos enfants que vous travaillez à la maison et appliquez la méthode de Super Nanny (paix à son âme) : briefez-les avant de passer un coup de fil ou de vous lancer dans la rédaction d’un document très complexe…

Règle n°2 : ne vous surestimez pas, vous n’êtes pas capable de tout !

Vous n’êtes pas Superman ou Wonder Woman et vous devez gérer la situation de télétravail en tenant compte de votre environnement. Si vous n’êtes pas en condition pour répondre au téléphone, laissez-le sonner, écoutez votre message et rappelez quand vous serez au calme et concentré. Comme disait mon ancienne directrice financière: « il n’y a pas d’urgence… uniquement des gens pressés« .

Si vous ne parvenez pas à travailler dans le bruit (ce qui est souvent le cas lorsque vos enfants rentreront de l’école en gesticulant pour vous raconter la dernière bêtise de leur copain Émilien), faites une pause, calmez le jeu si cela est possible, décalez vos horaires. Vous pouvez reprendre plus tard ou vous lever plus tôt le lendemain.

Règle n°3 : travailler chez soi, cela veut dire que tout le monde doit le comprendre y compris vous-même…

Dans télétravail il y a TRAVAIL… ne vous laissez pas déborder, vous êtes à la maison, pour travailler chez soi tout en étant aussi efficace qu’au bureau, vous devez :

vous conditionnez pour travailler et n’oubliez pas de vous habiller afin de recréer une ambiance propice au travail (je sais que personne ne verra votre pyjama mais il s’entend…),
vous vous fixez des horaires précis que vous respectez (démarrage 9h jusqu’à 12h30 etc…) avec des pauses pour manger et respirer,
vous définissez à la maison un lieu de travail qui vous est réservé et qui est identifié par l’ensemble de la famille comme tel – idéalement une pièce à part (ou encore mieux un véritable bureau indépendant),
vous (ré) expliquez à votre famille (enfants, parents et conjoint compris) que « travailler à la maison » ne signifie pas « être à la maison » et, à ce titre, ne vous surchargez pas de tâches extra-professionnelles (cela peut paraître idiot mais vous penserez à moi quand on vous dira « oui mais toi, c’est pas pareil, tu travailles à la maison… » ). Préparez-vous à le répéter souvent …

Règle n°4 : rappelez-vous que votre maison est votre bureau à présent…

Évacuez vos bons réflexes. Quand vous êtes au téléphone et pas encore arrivé chez vous, ne dites pas « je suis dans la rue, j’arrive chez moi dans 5 minutes » mais « je sors de RDV, je vous rappelle de mon bureau d’ici 5 minutes ».

Privilégiez les RDV téléphoniques qui vous permettent de maîtriser le moment et le lieu de la conversation et l’utilisation d’outils comme les messageries instantanées et autres Skype qui facilitent les échanges à distance.

Règle n°5 : identifiez les périodes les plus propices à un travail efficace

Vous allez le (re)découvrir : l’organisation de la journée n’est pas forcément la même qu’au bureau. En effet, au bureau, vos enfants ne débarquent pas à 16h30 en sollicitant votre aide pour les devoirs et votre conjoint n’arrive pas avec les courses en hurlant « à l’aide » au moment où vous rappelez un client ! Il faut donc vous caler sur la vie de la maison en privilégiant en particulier le matin pour travailler et vous adapter à la fameuse journée du mercredi (la télé ce n’est pas éducatif mais qu’est-ce que c’est pratique quand on a un rapport à terminer…). A ce propos, ne pas hésiter à revoir sans s’en lasser quelques sketchs de Florence Foresti, ça va vous décomplexer…

Bonne chance et bon courage !

Plus d’information: Télétravail mode d’emploi

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Category Archives: Outils du manager et du dirigeant

Avr 25

Les symptômes qu’il est temps de vous mettre en mode « Reset Day »

Reset Day : c’est quoi l’objectif ?

Étape 1 : Définir l’intention de votre Reset Day

Étape 2 : Choisir la bonne fréquence pour le Reset Day

Étape 3 : Structurer votre Reset Day

Matin – Faire une rétrospective

Fin de matinée – Clarifier les idées et les tâches

Après-midi – Se projeter et se mettre en action

Bonus – Se régénérer

Étape 4 : S’équiper des bons outils

Étape 5 : Se donner les moyens

Quels sont les bénéfices concrets d’un Reset Day ?

Bonus : Template Notion spécial Reset Day (merci Chat GPT)

RESET DAY — [Mois / Date]

Intention

Rétrospective

✍️ Clarté & tri

️ Projection

Récupération

Et maintenant ?

Mar 24

Avant de se lancer pour créer sa semaine type

Les étapes pour créer sa semaine type

Créer sa semaine type : comment s’y prendre concrètement

Mar 24

Prérequis : 3 concepts à comprendre pour connaître le bon moment pour travailler

Tenir compte de votre cycle d’efficacité

Connaître la courbe des dérangements journaliers

Intégrer les pauses pour rester efficace

Outil n°1 : Le TimeBoxing pour éviter de perdre du temps sur des tâches simples et procrastiner

Outil n°2: le Batch Timing pour grouper des tâches de même nature

Outil n°3 : le Time Blocking pour travailler de façon proactive

Conclusion : l’idée n’est pas de travailler plus, c’est travailler mieux et au bon moment !

Fév 24

8 minutes de planification = 1 heure de travail en moins ! Cela vaut le coup de planifier efficacement ses journées !

Outil n°2 pour planifier efficacement ses journées : la métaphore des gros cailloux

Outil n°3 pour planifier efficacement ses journées : la matrice d’Enseinhover

Conclusion : planifier mais planifier intelligemment si vous voulez tenir le cap !

Fév 24

Améliorer sa gestion du temps en vidant sa boite de réception mentale : késako ?

Règle n°1 : Vider régulièrement sa boite de réception mentale dans sa TO-DO-LIST

Règle n°2 : planifier ses actions plutôt que de les laisser dans sa TO-DO-LIST

Pourquoi planifier par écrit ?

Comment se lancer ? En planifiant déjà une première journée

Comment procéder ? Avec la méthode NERAC : Noter Évaluer Arbitrer Réserver Contrôler

Et maintenant il s’agit de passer à l’action pour planifier et améliorer sa gestion du temps !

Fév 24

Mieux gérer sa boite mail c’est possible et ça commence par une prise de conscience

La pénibilité numérique : les chiffres qui font peur !

5 symptômes qui prouvent que vous devez agir vite pour mieux gérer votre boite mail

Voici 4 pistes pour mieux gérer votre boîte mail et en finir avec l’addiction à la boite mail !

Prérequis : Réduisez la tyrannie de votre messagerie en réduisant la consultation de façon drastique

Faites confiance à la technologie

Utilisez l’email à bon escient et en respectant ses règles d’usage

Et surtout faites-vous violence pour appliquer toutes les règles ci-dessus

Fév 23

La veille c’est quoi ?

Faire de la veille marketing et technologique, ça sert à quoi ?

Comment s’organiser pour réussir sa veille marketing et technologique

1. Identifier ses objectifs pour mieux cibler

2. Identifier les sujets de veille

3. Identifier les bonnes sources

4. Utiliser les bons outils pour gagner du temps

5. Trier et organiser l’information (poser n’est pas ranger)

6.Aménager ses créneaux de veille

7. Partager l’information

Les 3 erreurs les plus courantes à éviter pour réussir sa veille marketing et technologique:

Quelques sites et pages à suivre …

Mar 22

« Le problème, c’est pas le problème, le problème c’est ton attitude face au problème! »

Non ! Le temps n’est pas de l’argent !

1. LE TEMPS EST UN CAPITAL PRÉCIEUX

2. LE TEMPS C’EST LA VIE

3. UNE GRANDE PARTIE DE NOTRE TEMPS PART EN FUMÉE

L’histoire du bucheron… ou comment le serpent se mord la queue (et se fait mal…)

Bonne nouvelle : gérer son temps s’apprend !

2ème bonne nouvelle : si vous êtes motivé vous pouvez y arriver avec une formation Gestion du temps et des priorités !

Et non ! Ce n’est pas une punition d’aller en formation gestion du temps !