Réunions commerciales je vous HAISme !

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Réunions commerciales je vous HAISme !

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La gestion des commerciaux… tout un programme pour nombre de dirigeants de PME PMI qui attendent souvent beaucoup de leurs équipes commerciales. Mais qui oublient qu’il faut donner un peu aussi. Et surtout de son temps. Réunions commerciales … je vous HAISme !

« Au secours j’ai réunion commerciale »

Quand j’étais jeune chef de produit, participer à la réunion commerciale était pour moi une épreuve terrible (et terrifiante). Cela se finissait souvent en pugilat verbal de bas niveau (« pas besoin d’avoir fait une école de commerce pour dire des c…….s pareilles » je vous laisse apprécier). Jusqu’au jour où, devenue directrice marketing, j’ai partagé avec la directrice commerciale de merveilleux moments à travailler ensemble pour préparer et animer à ces réunions. Tout simplement parce que nous avons enfin su mettre en pratique  la théorie.

Le manager commercial : un manager (pas tout à fait) comme les autres

La direction d’équipes commerciales a pour particularité de nécessiter d’affecter 70% de son temps à superviser ses équipes. Un travail indispensable pour l’atteinte des résultats et des objectifs. Mais aussi un véritable outil de management et de pilotage, au même titre que l’alimentation en temps et en heure du CRM ou que le compte-rendu de rendez-vous.

Le principe de la supervision active est de fournir aux managers des outils pour optimiser leur rôle de superviseur. Cela leur permet de favoriser la communication, le partage d’expérience et de gagner en réactivité. Parmi ces outils, on compte les sacro-saintes réunions hebdomadaires, particulièrement adaptées au management d’équipes commerciales, mais aussi le management visuel ou le stand’up meeting emprunté aux mouvements agiles et DevOps dans l’IT. Car elles permettent d’assurer un contrôle sur le travail des équipes, d’aider les commerciaux à gérer leurs priorités, d’avoir du « feedback » et de développer les performances commerciales. Encore faut-il les organiser et s’y tenir…

Règle n°1 : La réunion commerciale  n’est pas négociable

Mais alors comment s’y prendre ? Tout d’abord en mettant en place des réunions fixes et donc régulières, au bureau ou par visioconférence pour les équipes commerciales réparties sur un large territoire. Ensuite… en s’y tenant ! Facile à dire, moins facile à faire dans les petites structures où le directeur commercial se confond souvent avec le dirigeant. Cela nécessite de la discipline de la part de tous. Du manager qui devra maintenir es réunions au bon rythme mais aussi des commerciaux qui mettront la réunion dans leurs priorités de la semaine et éviteront de faire le skype hebdomadaire en pyjama ou en train de fumer leur clope sur la terrasse (ça vous rappelle quelque chose ? Normal c’est du vécu !).

Pour cela, des réunions à horaires et dates fixes et un ordre du jour sont indispensables. Le directeur commercial en est à l’initiative. L’ordre du jour peut être complété par ses équipes au travers d’un outil partagé (un simple tableur accessible sur le serveur fera l’affaire). Il doit être idéalement soumis par le directeur commercial aux commerciaux, complété puis finalisé et adressé par mail à l’avance (vendredi pour une réunion le lundi par exemple). Le reporting des équipes doit également être adressé au manager avant la réunion.

Cette réunion est aussi l’occasion de fournir des informations en provenance des autres services mais aussi d’en transmettre et de remonter de l’information « du terrain ». Bref d’échanger et non pas seulement d’informer…

Ainsi, les annonces marketing et techniques, seront faites, dans la mesure du possible, par un représentant de ces services. Ces annonces sont proposées en deuxième partie de réunion, afin de développer le lien et la communication entre les services. De même, des séances de remontées d’informations et d’échanges pourront avoir lieu à ce moment afin d’alimenter les équipes marketing et/ou RetD en informations « fraiches ». Et bien sûr, ces interventions auront été validées et préparées avec le directeur commercial…

Règle n°2 : En nous réunissant, nous gagnons tous du temps

« Mais que va-t-on se dire pendant cette réunion ? moi j’ai du travail… » Nous l’avons tous entendu une fois, « se réunir n’est pas travailler ! » FAUX 1000 fois FAUX.

Se réunir de façon intelligente et en respectant les règles de conduite d’une réunion, c’est travailler mieux et plus efficacement et disposer d’un outil de supervision et d’anticipation unique.

Première étape: on fait le point sur la semaine écoulée avec des indicateurs pertinents et à jour, que chaque participant a transmis à son manager. Il ne s’agit pas de faire un rapport d’activité détaillé de chaque commercial . La réunion idéale dure entre 20 et 30 minutes, le détail de l’activité est réservé aux entretiens individuels avec le directeur commercial. Il ne s’agit pas non plus de transformer la réunion en tribunal. L’idée est bien de faire une synthèse de l’activité de chacun en S-1 et des points forts de la semaine : signatures de contrats, contacts entrants intéressants, résolution de problème, etc.

Règle n°3 : Je ne sors pas de réunion sans plan d’actions

Il s’agit aussi d’identifier les problèmes et d’y trouver des solutions. Ainsi, les problématiques soulevées feront toutes l’objet d’une attention particulière de la part du manager. Elles seront consignées dans un plan d’actions avec une solution prévue ou à prévoir. Ce plan d’actions servira de base à la réunion suivante afin d’assurer un suivi. Par exemple, si un commercial pose une question technique, le plan d’actions permettra de définir qui collecte et transmet l’information et quand. Autre exemple : une erreur s’est glissée dans les tarifs, le plan d’actions prévoira que le service marketing corrige l’erreur et y indiquera une date butoir.
La réunion est aussi l’occasion de valider les actions à venir, le planning de l’équipe, les rendez-vous importants et de se projeter sur la semaine à venir.

En fin de mois,  cet exercice sera également effectué sur le mois passé et le mois à venir.

Règle n°4 : Je fais de ce tour de table un moment incontournable et surtout … agréable !

Cette réunion est un moment important pour les équipes et leur manager. Et pas seulement pour effectuer un contrôle ou valider la compréhension d’une action commerciale. Le manager doit avoir pour objectif de faire de cette réunion un rendez-vous incontournable, utile pour tous. Pour le directeur commercial comme pour ses équipes. Cette réunion est l’occasion unique de (re)créer ce lien souvent difficile à avoir au sein d’une équipe parfois répartie sur tout le territoire.  Un lien indispensable pour la réussite de chacun.

 

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