Gestion du temps : 3 outils pour optimiser son organisation au quotidien (et travailler au bon moment !)
Vous avez pris l’habitude de planifier vos activités et pourtant vous n’êtes pas encore au point ? Vous travaillez encore trop souvent dans l’urgence ou vous ne parvenez pas à finaliser vos dossiers dans les temps ? Voici 3 outils pour optimiser son organisation au quotidien en utilisant le time blocking, le time boxing et le batch timing. Cela vous permettra de gagner en efficacité mais aussi et surtout de travailler au bon moment !
Prérequis : 3 concepts à comprendre pour connaître le bon moment pour travailler
Tenir compte de votre cycle d’efficacité
Un proverbe populaire dit « L’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt ».
En effet, les rythmes biologiques déterminent le potentiel d’efficacité. Même s’il existe des différences entre les individus mais il y a des points communs :
- Un rendement maximum le matin
- Une chute d’activité après le repas
- Un stade intermédiaire en fin d’après midi
- Et une décroissance et le point le plus bas après minuit
Connaître la courbe des dérangements journaliers
Au cours de la journée, la majorité des collaborateurs subit des dérangements qui sont souvent identiques.
Vous devez repérer le rythme des dérangements en fonction de votre secteur d’activité et de votre organisation interne. Par exemple, un négoce en bâtiment sera dérangé le matin tôt par les artisans qui ont des urgences et seront plus au calme vers 10 h.
Cela nécessite aussi pour certains secteurs d’intégrer la saisonnalité comme dans le tourisme ou la restauration.
Intégrer les pauses pour rester efficace
La valeur de rendement de la concentration sur 60 minutes (moyenne) est la suivante
En tenant compte de ces trois points, vous allez pouvoir utiliser ces 3 outils de gestion du temps.
Outil n°1 : Le TimeBoxing pour éviter de perdre du temps sur des tâches simples et procrastiner
Vous aviez prévu une tâche sur 45 minutes qui va vous occuper tout une journée ? Sans limites de temps, vous avez tendance à faire durer notre travail.
C’est la loi de Parkinson, « le travail augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté ».
Le Timeboxing (ou gestion par blocs de temps en français) est un outil de gestion du temps pour éviter de procrastiner et pour se concentrer sur le travail à forte valeur ajoutée.
Le concept repose sur le fait d’attribuer une durée précise à chaque tâche et de travailler par objectif
Pour chaque « timebox » ou bloc de temps créé, il s’agit de se fixer pour objectif de réaliser cette tâche dans un temps donné. Cette méthode permet de planifier des tâches individuelles ainsi que des tâches pour votre équipe.
Outil n°2: le Batch Timing pour grouper des tâches de même nature
Le Batch Timing c’est comme le batch cooking mais en moins calorique. L’idée est de regrouper des tâches similaires pour les rassembler. Ce regroupement permet une concentration optimale et une efficacité accrue. Par exemple, cela peut fonctionner pour des coups de fil à passer, des RDV téléphoniques, des factures à générer, des e-mails à lire et traiter.
Une fois regroupées, ces tâches seront planifiées selon la méthode Time Blocking.
Outil n°3 : le Time Blocking pour travailler de façon proactive
Le Time Blocking (gestion par blocage de temps) consiste à dédier des segments de votre journée à des tâches spécifiques pour optimiser l’emploi du temps.
Vous réservez des créneaux à des activités spécifiques et définies que ce soit pour des périodes de travail intensif, la gestion de tâches récurrentes, le sport, etc.
Plutôt que d’être dans la réaction, vous passez en mode action. Vous travaillez de façon plus proactive en définissant des plages à des activités essentielles, réduisant ainsi les effets du surmenage et du manque de déconnexion.
Voici comment procéder :
- Regrouper les tâches avec le batch timing (voir paragraphe précédent).
- Choisir les meilleurs moments pour placer les différentes tâches en fonction de chaque rythme d’efficacité et des dérangements
- Planifier de façon visuelle en utilisant des couleurs par exemple par typologie de tâches
- Tenir vos engagements et faire savoir que vous n’êtes pas disponible quand c’est nécessaire.
Conclusion : l’idée n’est pas de travailler plus, c’est travailler mieux et au bon moment !
Organisez votre journée selon vos cycles d’efficacité et faites des pauses courtes et régulières.
Groupez les tâches de même nature, bloquez du temps pour des tâches précises et déterminer des blocs de temps avec une durée déterminée pour des tâches bien définies.
Grâce à ces bonnes habitudes, vous pourrez réduire la procrastination, travailler de façon plus efficace et travailler au meilleur moment.
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