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Gestion du temps : Et si vider sa boite de réception mentale était le premier pas pour améliorer sa gestion du temps ?

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Vous avez du mal à gérer votre temps, vous vous sentez désorganisé(e), débordée ? Votre cerveau bouillonne, voire déborde ? Vous avez souvent l’impression d’avoir la tête comme une citrouille ? de ne pas savoir quelle tâche prioriser ? Comme votre boite de réception mail, vous disposez d’une boite de réception mentale qui stocke toutes les tâches et informations qui vous parviennent. Voici comment vider votre boite de réception mentale et devenir à la fois plus serein et plus efficace.

Améliorer sa gestion du temps en vidant sa boite de réception mentale : késako ?

Toute la journée, des tâches, des informations, des données nous « arrivent ». Nous les stockons dans un premier temps dans notre cerveau qui sert de de boite de réception.

A force de stocker ces informations sans en faire quoi que ce soit, elles finissent par remplir notre boite de réception mentale, qui, complètement pleine, nous empêche de réfléchir.

Nous nous mettons alors à penser à tout ce qui est dans notre tête, avec la peur de ne pas réussir à tout faire et surtout avec le sentiment de ne plus savoir quoi prioriser.

améliorer sa gestion du temps boite de réception mentale

Votre cerveau se comporte comme votre boite de réception mail. Comme elle, quand elle est remplie, elle déborde, elle sature, elle ne peut plus rien accepter, tout est en vrac …

Bref il faut la vider !

Règle n°1 : Vider régulièrement sa boite de réception mentale dans sa TO-DO-LIST

L’idée est donc de vider régulièrement votre boite de réception mentale comme vous feriez avec vos mails en prenant une décision pour chacune des tâches stockées dedans.

Comme pour votre boite mail, vous allez devoir arbitrer et décider si vous devez :

  • AGIR tout de suite : mais avant tout devez définir si c’est le bon moment pour le faire (ce sera l’objet d’un autre article de blog)
  • PLANIFIER de façon formelle en inscrivant la tâche dans votre agenda à une date donnée
  • DELEGUER si vous le pouvez et si cela se justifie
  • CLASSER ou ELIMINER (et oui certaines taches ne doivent pas être réalisées ni par vous ni par personne !)

Vous allez ainsi remettre de l’ordre dans votre cerveau, le libérer de ses contraintes en déposant ce qui l’encombre afin de réduire  le stress lié au fait que les tâches « stagnent » et ne sont pas « rangées ».

 

Vider sa boite de réception mentale c’est :

  • Libérer votre cerveau pour lui permettre de se centrer sur les tâches vraiment importantes
  • Être moins stressé car chaque information est « rangée » et à sa place (le dséordre est source de stress c’est prouvé scientifiquement)
  • Partager l’information et mieux collaborer (personne ne sait lire dans votre tête !).

Règle n°2 : planifier ses actions plutôt que de les laisser dans sa TO-DO-LIST

Vider sa boite de réception mentale va principalement consister à planifier les tâches qui y sont stockées.

Pour chaque tâche stockée  vous allez avoir prendre une décision : faire, éliminer, transmettre, déléguer ET la plupart du temps planifier !

Triez et une fois qu’il ne vous reste plus que les tâches à planifier, vous pouvez alors les mettre dans une TO-DO-LIST (papier ou en utilisant les Notes de votre smartphone ou de votre ordinateur).

Pourquoi planifier par écrit ?

  • Pour avoir une vue d’ensemble
  • Pour alléger votre charge de travail
  • Pour vous auto-motiver
  • Pour avoir une meilleure concentration
  • Pour contrôler et atteindre vos objectifs
  • Pour mieux collaborer en partageant les données

Comment se lancer ? En planifiant déjà une première journée

La journée est l’unité la plus petite pour planifier des tâches et elle est facilement supervisable

De plus, les objectifs journaliers sont plus faciles à atteindre et par là-même plus motivants.

Comment procéder ? Avec la méthode NERAC : Noter Évaluer Arbitrer Réserver Contrôler

Pour planifier commencez par vous munir de votre  TO-DO-LIST et de votre outil de planification :

La question qui tue ? Faut-il être Team digital ou Team papier ?

Les méthodes sont les mêmes, choisissez juste un outil avec lequel vous êtes à l’aise.

– Option Team digital :  vous êtes déjà équipé : votre téléphone, vos suites bureautiques (Google, Microsoft, Apple) feront l’affaire. Favorisez la synchronisation et les automatismes.

– Option Team papier : Optez pour un agenda qui vous plait. Nous vous recommandons le Clipbook de Filofax et ses recharges.

Perso, nous n’avons jamais pu choisir : nous utilisons les outils Apple ET un bon Filofax !

Ensuite optez sans hésiter pour la méthode NERAC, la meilleure solution pour améliorer sa gestion du temps et des priorités.

améliorer sa gestion du temps méthode neracNoter : Inscrivez tout ce qui est important et pas uniquement les RDV dans une To-DO-LIST (après avoir vidé votre boite de réception mentale) puis sélectionnez les tâches à accomplir en y ajoutant

  • Ce qui n’a pas été fini la veille
  • Les nouvelles tâches
  • Les délais
  • Les communications à réaliser: coups de téléphone, mails, courriers …
  • Les tâches récurrentes ou à heures fixes

Estimer : évaluez la durée qu’il vous faudra pour mener à bien votre tâche en prenant garde de

  • Ne pas surévaluer, ni « sur planifier » pour éviter la frustration
  • Gérer votre budget temps en bous imposant que chaque heure imputée doit être respectée
  • Anticiper et limiter les facteurs de dérangement

Réserver : bloquez du temps pour faire les choses mais restez souple dans votre planification car vous aurez toujours 20% de votre temps qui sera occupé par les imprévus. Comptez-les dans votre planification en ne surbookant pas votre journée !

améliorer sa gestion du temps la méthode ACTE

Arbitrer : faites des choix pour prioriser vos tâches en vous imposant d’agir, classer, déléguer, transmettre ou éliminer avec des règles d’arbitrage simples intégrant les priorités ainsi que la méthode et le moment pour agir. C’est la méthode ACTE (pour Agir, Classer, Transmettre, Eliminer).

améliorer sa gestion du temps la méthode ACTE

Contrôler : Vérifiez à postériori en rendant positive l’obligation de finir un travail en cours. En fin de journée, pour chaque tâche vérifiez son « statut » :

  • Vous avez fini, la tâche est terminée et vous barrez avec joie la tâche sur votre agenda !
  • L’affaire s’est réglée d’elle-même, vous l’effacez.
  • La tâche n’est pas terminée et elle doit être reportée au lendemain ou à une date ultérieure : vous notez la tâche dans votre agenda à la bonne date.

Et maintenant il s’agit de passer à l’action pour planifier et améliorer sa gestion du temps !

Les journées sont un perpétuel recommencement : commencer par planifier la journée de demain en utilisant la méthode du vidage de la boite de réception mentale.

Notez tout dans une TO-DO-LIST puis « piocher » dedans et planifiez chaque tâche dans votre agenda.

Votre TO-DO-LIST ne sera jamais vide mais votre esprit lui sera bien plus libre !

En commençant avec la planification d’une journée et en couplant avec le « vidage de votre boite de réception mentale » vous allez finir par réussir à remplir votre agenda !

Pour aller plus loin vous pouvez consulter d’autres articles sur la gestion du temps :

Ou nous contacter pour programmer une formation dans votre entreprise sur ce sujet !


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Mieux gérer sa boite mail

Gestion du temps : 4 actions (simples et efficaces) à mener d’urgence pour mieux gérer sa boite mail

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Débordé(e)? Sous l’eau? Ultra sollicité(e) ? Pour vider votre boîte mentale de réception pourquoi ne pas commencer par vider votre boîte mail ou, au moins, à mieux la gérer et à vous désintoxiquer ?

Nous constatons régulièrement lors de nos formations en gestion du temps que près de 80% des apprenants ont un problème de gestion de leur boîte mail. Ce sujet est devenu un vrai problème pour gérer notre temps car cela peut nous occuper jusqu’à 1h pendant la formation !

Cela s’appelle la pénibilité numérique… Voici quelques astuces rapides et facile à mettre en œuvre pour vous désintoxiquer de votre boute mail et en faire un putil plutôt qu’une contrainte

Mieux gérer sa boite mail c’est possible et ça commence par une prise de conscience

La pénibilité numérique : les chiffres qui font peur !

Voici quelques chiffres qui auront le mérite de vous faire réfléchir sur la place qu’occupe la fameuse boite mail dans notre vie

  • Nous consultons en moyenne notre messagerie toutes les 15 minutes
  • Nous passons jusqu’à 30 heures par semaine à lire et écrire ses emails
  • 70% des employés déclarent interrompre ce qu’ils font lorsqu’une notification apparaît
  • La fonction « répondre à tous » génère 25% des emails et la fonction « mettre en copie » 30% des mails

5 symptômes qui prouvent que vous devez agir vite pour mieux gérer votre boite mail

  • Vous avez l’impression d’avoir toujours 100 mails non lus en permanence dans sa boite mail
  • Vous subissez l’arrivée de notifications intempestives en permanence
  • Chaque arrivée de mail vous fait soupirer
  • Vous vous sentez obligé(e) de répondre immédiatement à tous vos mails…
  • Vous répondez à vos mails le dimanche à 22h00

Voici 4 pistes pour mieux gérer votre boîte mail et en finir avec l’addiction à la boite mail !

Prérequis : Réduisez la tyrannie de votre messagerie en réduisant la consultation de façon drastique

Toute la journée vous regardez vos mails. Mais POUR QUOI faire ? Pensez-vous vraiment qu’une catastrophe va se déclencher si vous ne regardez pas votre boite mail toutes les 5 minutes ?

Pour commencer, rappelez-vous que le mail n’est pas un outil de communication d’urgence (le téléphone, le sms, les pieds pour aller dans le bureau du collègue sont plus appropriés dans 95% des cas)

Ensuite rappelez-vous également que vous n’êtes pas payé pour répondre à des mails(sauf dans quelques rares cas) et que votre valeur ajoutée est de faire votre métier (plombier, directeur technique, ingénieur qualité, chef de produit, BDR, etc.)  et non d’écrire et de lire des mails !

Notre premier conseil est donc de vous sevrer !

Limitez la consultation de la boîte mail à 3 fois par jour (si si vous verrez qu’aucun tsunami n’apparaitra à l’horizon, vous allez même constater que c’est facile, c’est puissant et efficace et vous nous remercierez !)

Mieux gérer sa boite mail

Faites confiance à la technologie

La technologie n’est pas seulement là pour nous faire peur, elle est aussi là pour nous aider au quotidien. A vous de voir ce qu’elle peut faire pour vous. Il n’y a pas de solution miracle mais pas mal de choses peuvent être faires plus efficacement grâce à elle :

  • Utilisez les modes concertation disponibles sur vos téléphones portables et vos ordinateurs (que ce soit PC ou Mac, Android ou iOS) pour limiter les notifications. Leur principal avantage est de vous permettre de supprimer les notifications inutiles tout en continuant d’autoriser les notifications et/ou appels.
  • Utilisez tous les outils merveilleux de votre logiciel de messagerie qui permettent de ranger aisément ses mails (créer des dossiers et des règles automatiques), accéder plus vite à l’information (épingler les posts, exploiter les boites intelligentes, utiliser les drapeaux, etc).
  • Vous désabonnez des newsletters jamais lues et désactivez les notifications « non essentielles » ou réduisez-les avec le principes des résumés programmés

 

Utilisez l’email à bon escient et en respectant ses règles d’usage

Nous sommes souvent nos propres bourreaux.

Réfléchissez avant de mettre la moitié de l’entreprise en copie d’un mail et utilisez l’objet du mail pour indiquer les actions à venir (ex: réponse pour le 12 mars, etc.)

Autre point clé, pas besoin d’être 50 sur une « conversation mail». Ce n’est pas un groupe Facebook ou Whatsapp.  Limitez les conversations avec plus de 5 personnes dans la boucle et surtout appelez ou allez voir la personne concernée au-delà de 3 courriels échangés sur un sujet.

Rappelez-vous, avec le mail, nous n’avons ni son, ni image les échanges par mail peuvent vite devenir complexes, chronophages et nous induire en erreur sur les intentions de votre interlocuteur (pourquoi il a mis des majuscules Raoul de la Compta ? il est énervé le gars ?).

 Mieux gérer sa boite mail

Et surtout faites-vous violence pour appliquer toutes les règles ci-dessus

Tout ne fonctionnera peut être pas pour vous ou peut-être ne tenterez-vous pas tout de suite le défi de ne regarder votre boite que 3 fois par jour, mais vous pourrez sûrement trouver dans cette liste une ou deux bonnes idées à exploiter dès demain !

Pour aller plus loin, vous pouvez participer au Challenge #JusteFaisLe “4 semaines pour mieux gérer votre temps” sur Linkedin ou décider de participer à notre prochaine formation « Mieux gérer son temps et ses priorités ».

 

Source: 1er Observatoire de l’infobésité et de la collaboration numérique (OICN), réalisé par la startup Mailoop 15/05/2023


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