PageStéphanie Michel Amato, Auteur à AJEM Consultants

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Juil 24
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Fiche de lecture : Chat GPT en Entreprise ou comment mieux comprendre l’intérêt de l’IA générative

Tags : Chat GPT en entreprise IA générative

Vous hésitez à vous lancer sur Chat GPT ? Ou comme beaucoup, vous avez tenté de dompter la bête et travaillez avec ? Quelle que soit votre maturité, le livre de Matthieu Corthesy « CHATGPT en entreprise » apporte un éclairage super intéressant sans être technique (et donc il n’est pas chiant !). Comme nous sommes sympas, nous vous partageons la fiche de lecture de ce livre (réalisée sur Linkedin sur le sujet de Chat GPT en entreprise) que nous trouvons très bien fait pour comprendre les principes de l’IA générative.

Nous y avons ajouté notre point de vue sur l’utilisation des éléments intéressants pour le marketing et la communication. Bonne lecture

Important : Chat GPT a évolué depuis l’écriture de ce livre au regard des limites mais les principes et la philosophie restent identiques.

Épisode 1 : Ce que vous pouvez demander (ou pas) à Chat GPT 3.5

Dans Chat GPT, il y a GPT pour Generated Pretrained Performer. Il a été nourri puis entrainé avec de grandes quantités de texte venant d’internet notamment, par de vrais humains (sujet polémique vu la faible rémunération des « trainers »).

Point sombre : la protection de vos données qui servent à l’entrainer et dont l’utilisation n’est pas claire … L’Europe a pris les choses en main avec une loi mais dans le doute, vous pouvez désactiver l’historique.

Avant toute chose, connaissez les limites de Chat GPT 3.5 :

Il s’arrête en 2021 (limite qui a disparu avec la nouvelle version)
Il a des hallucinations : il entraîné comme un stagiaire qui doit donner une réponse. Quand il ne sait pas, il évalue la réponse la plus probable et non la plus juste. Bon, en gros… il invente.
Il a une mémoire limitée : il traite max 3000 mots (inclus prompt et réponse). Résultat : il peut oublier le début de la conversation
Il a des biais politiques et culturels liés à ses créateurs

Bref vous ne pouvez pas demander à Chat GPT en entreprise :

Des infos après 2021 (limite qui a disparu avec la nouvelle version)
Des citations de personnes célèbres (quasi toutes inventées)
De citer ses sources
De travailler sur des données sensibles
De se souvenir des conversations précédentes

Pour pallier ses limites, il faut (et cela même pour les versions plus récentes de Chat GPT) :

Vérifier les faits réels
Bien cadrer les demandes avec un contexte clair et des contraintes (épisode 2/4)
Lui poser des questions pour s’assurer de l’exactitude des résultats
Lui demander de résumer la conversation si elle dure
Recommencer la conversation

Voici quelques bonnes idées pour mieux travailler avec cet outil

Utiliser le navigateur Edge et son Copilote qui intègre ChatGPT 4.0 et encore mieux le nouveau ChatGPT 4o , connecté à internet et gratuit, il cite même ses sources (voir dernier paragraphe de cet article de blog)
Utiliser la version payante (pas d’utilisation de vos données, plus de tokens et plug in performants)
Utiliser des outils intégrant de l’IA (Copy.ai, Midjourney etc.) !

En résumé : l’IA n’est pas magique mais technologique.

Épisode 2 : dompter les prompts Chat GPT

Que vous fassiez partie des 68% qui utilisent Chat GPT et le cachent à la hiérarchie (IFOP Atlan 2023) ou que vous soyez décomplexé sur le sujet, vous avez probablement été confronté à la difficulté d’utiliser Chat GPT en entreprise et d’échanger efficacement avec lui. Bref à pratiquer le Prompt Engineering.

Définition d’un prompt

Le prompt est une phrase ou un texte saisi par l’utilisateur pour initier une conversation avec ChatGPT. Pour un prompt simple – quelle est la capitale de la France ? – la question sera vite répondue ! En revanche, si vous êtes trop générique, vous devrez cadrer Chat GPT pour l’aider à répondre au mieux.

C’est là que la méthode ACTIF (VE) intervient

7 éléments constituent l’essence d’un prompt de qualité.

Action: tâche à réaliser
Contexte: cible, exemples, contraintes (nb de mots, style, etc.), problématique, objectifs, bonnes pratiques, mots clés, méthodes
Tonalité: style d’écriture (informatif, direct, empathique etc.)
Identité: rôle à suivre (tu es un directeur marketing, tu es un éditeur de logiciel RSE, etc.)
Format: résultat attendu pour éviter de retravailler et le forcer à être concis

Et aussi, pour améliorer significativement le résultat

Validation: améliorations
Étapes: définition de processus

Quelques astuces pour mieux prompter

Préciser le rôle, le niveau (expert, débutant) et des modèles : Plan Aida, SWOT, etc.
Être directif et fixer les contraintes
Donner la tonalité de façon précise (informatif, humoristique, persuasif, en s’inspirant de Star Wars, etc.)
Indiquer clairement le format attendu : plan de formation, personae, tableau, etc.
Valider le résultat par étape (ex : pour répondre tu passeras par 3 étapes à la fin de chaque étape tu me poseras des questions et demandera ma validation, l’étape 1 est etc…)
Utiliser la chaîne de réflexion en décomposant les tâches complexes en étapes
Faire des messages de suivi (follow up) pour améliorer le résultat : sur la base des résultats peux-tu …

En résumé : « Shit in Shit out ». Si vous promptez mal, le résultat sera décevant voir mauvais…

Épisode 3: tout ce que vous pouvez faire avec Chat GPT en entreprise

Allo quoi ? Tu fais du marketing et tu n’as jamais demandé à Chat GPT de rédiger pour toi ou de créer une image (souvent toute moche) ?

Chat GPT sait faire plein de choses et vous êtes déjà nombreux à lui demander pas mal de choses mais plus sérieusement comment l’apprivoiser au quotidien ?

Quelles forces de Chat GPT peuvent être utilisée pour votre activité ?

Analyser et synthétiser
Rédiger dans un contexte précis
Donner des idées
Corriger et compléter
Générer des idées nouvelles
Conseiller
S’inclure dans une automatisation
Traduire

Que pouvez-vous déléguer à Chat GPT en entreprise ?

En priorité, des tâches qui traînent dans votre agenda et qui sont généralement importantes mais pas super urgentes telles que :

L’analyse et la rédaction d’e-mails de réponse
La planification de votre journée de travail
La préparation d’une réunion avec une synthèse de notes et des idées pour vos diaporamas
Des tableurs et des calculs
La prise de décision en s’appuyant par exemple sur un modèle comme le SWOT
La création de plans de formation
et bien sûr la rédaction de contenu à condition de veiller à ne pas être trop générique ou trop enjoué et à cadrer avec des plans types ou des méthodes (AIDA, PAS, etc.)

Voici également un aperçu de ce que vous pouvez faire pour le marketing, le développement commercial ou la formation:

création de personae et analyse de parcours clients
benchmark
création de campagnes d’inbound marketing
plans d’actions
plan de cours
gestion de crise
calendrier de contenu
post LinkedIn
mots clés(SEO) et hashtag(entre autres)

En résumé : « oublie que t’as aucune chance, fonce, sur un malentendu ça peut marcher ! « .

Bref…Lancez-vous, vous pouvez faire bien plus ce que vous pensez !

Chat GPT en entreprise : cas d’usage pour le marketing

Création des personae
Analyse du parcours client
Premier niveau de stratégie ou de plans d’actions , trame de campagnes (inbound SEA SEM)
Collecte de données marché et analyse de type SWOT PESTEL forces de PORTER etc.
Génération d’ un premier niveau de remplissage des matrices
Analyse de la concurrence via des Battle card
Rédaction d’un énoncé de mission ou un brief
Résumé et synthèses d’ateliers, préparation de pitch
Rédaction d’e-mails : bienvenue, suivi ,relance etc.

Chat GPT en entreprise : réseaux sociaux, contenu et SEO

Analyse performance RS
Rédaction de posts à partir de docs existants rédaction réponse commentaires
Plan de contenu et de community management
Calendrier de contenu
Gestion de crise : plans d’actions communication interne et externe
Rédaction et révision d’articles de blogs, études de cas, ebook, landing page, livre blanc , script vidéo et podcast, script webinaire
Révision et amélioration et optimisation de l’existant (titre, tournure, etc.)
Optimisation SEO : Rédaction titre SEO, optimisation contenu existant, rédaction d’un guide , proposition de MOTS clés et de #, rédaction de balises Meta, analyse performance SEO
Audit site web

Chat GPT en entreprise : Cas d’usage formateur

Déroulé pédagogique
Plan de formation
Convocation
Génération des QCM
Création d’activités : activité sur les probas test d’entrée en formation
Création d’un cours, d’un atelier, d’un guide

Cas d’usage en développement commercial

Liste de prospects
Stratégie de développement
Amélioration de la proposition de valeur
Analyse des ventes
Rédaction s’e-mails réclamations
Rédaction enquête de satisfaction
Analyse enquête
Réponse à des questions sur des produits

Épisode 4 comment intégrer (en vrai) Chat GPT en entreprise ?

Que nous apprend le livre de Matthieu Corthesy à ce sujet ?

Il faut apprivoiser l’IA.

Nous avons intérêt à supporter et accompagner l’IA. Les processus d’intégration sont longs et il ne faut pas s’attendre à des résultats immédiats. L’IA nécessite une phase d’évaluation. Et oui, elle peut faire peur et il ne faut pas le négliger. Il existe façons d’utiliser Chat GPT en entreprise :

L’IA brute de décoffrage (version gratuite)
Les outils qui intègrent de l’IA (Jasper, Midjourney, etc.)
La version payante de ChatGPT
L’automatisation en intégrant l’IA à son SI et/ou son offre

Parenthèse de consultants en marketing et développement commercial : l’IA peut booster vos services et produits (comme l’appli Hopla de Carrefour pour faire ses courses avec ChatGPT) mais n’autorise pas à négliger les bases du marketing produit et à zapper l’adéquation offre/marché… voilà voilà…

L’automatisation fait gagner en efficacité car par défaut l’IA n’est pas intégrée.

Des outils tiers comme Zapier et Make sont utiles pour créer des scénarios d’automatisation en se connectant à Chat GPT via une clé (OpenAI API Key) (pas d’utilisation des données pour apprentissage) .

Zoom sur la méthode SPARK d’Alex Velinov pour réussir l’automatisation de l’IA dans votre entreprise et mettre en oeuvre une utilsiation plus poussée :

Spot potential = définir le potentiel
Pick appropriate models = sélectionner les outils
Apply = paramétrer, personnaliser et intégrer
Ready the team= former et communiquer (interne/externe)
Keep évaluating progress= évaluer et optimiser avec des KPI

Voici deux bonnes idées pour commencer : Créer une bibliothèque de prompts partagée et créer son propre chatbot en s’appuyant sur les GPTs.

Bon à savoir : les GPTs sont vos amis

Depuis la parution du livre, Open AI met à disposition des GPTs qui permettent de créer des versions personnalisées de ChatGPT pour certaines tâches (qui peuvent être partagés).

Ex : CanvaGPT, ConvertAnything, GPTJobs, Image Copy Machine GPT, Grimoire, Quality SEO Analyzer, etc.

Ils sont accessibles via la version payante (voir ci-après)

Les différentes versions de Chat GPT :

Gratuit : 4.0 et 4o en illimité
Plus (20$/mois) : ChatGPT 4.0, GPTs et outils avancés
Équipe (25 $/mois/pers) : moins de limites de ChatGPT 4.0, création de GPTs, console d’admin, données exclues de l’entrainement.
Entreprise (sur mesure) : + sécurisée et + puissante

En résumé : il y a un vrai potentiel pour l’entreprise et ses parties prenantes à condition de prendre l’IA au sérieux et de s’y investir.

Maintenant, il n’y a plus qu’à …

Jusque-là cet article a été rédigé sans IA à partir du livre de Matthieu Corthésy

Epilogue

La version 4-o de Chat GPT est disponible depuis mai 2024. Nous avons demandé au GPT WriteForMe ce qu’elle apporte aux marketeurs. Voici sa réponse :

ChatGPT 4-o : La Nouvelle Génération de l’IA pour le Marketing

Qu’est-ce que Chat GPT 4-o ?

ChatGPT 4-o est une version optimisée de ChatGPT 4, conçue pour répondre encore mieux à vos besoins marketing avec des performances accrues et des fonctionnalités enrichies :

Performance supérieure : réponses plus rapides et précises pour une meilleure réactivité.
Compréhension contextuelle avancée : maintien du contexte sur des conversations longues, permettant des interactions plus cohérentes et pertinentes.
Réponses plus naturelles : génération de textes encore plus fluides et naturels, améliorant l’engagement des utilisateurs.

Différences entre Chat GPT 4 et Chat GPT 4o

Vitesse : ChatGPT 4-o offre des temps de réponse réduits, améliorant l’efficacité des interactions.
Précision : Algorithmes optimisés pour des réponses plus exactes et pertinentes.
Fonctionnalités Améliorées : Intégration de nouvelles capacités pour mieux s’adapter aux besoins spécifiques de votre stratégie marketing.

Différences entre versions payantes et gratuites

Version Gratuite :

Version Payante :

· Accès aux fonctionnalités de base de ChatGPT

· Limitation sur le nombre de requêtes et la vitesse de traitement

· Accès prioritaire aux dernières mises à jour et aux améliorations continues

· Support client dédié pour une assistance personnalisée

· Capacité de traitement accrue pour gérer un volume élevé de requêtes

· Fonctionnalités avancées pour des besoins marketing spécifiques, comme l’analyse de sentiment et la génération de contenu ciblé.

En résumé (nous reprenons la main dans l’écriture)

La version payante est plutôt adaptée pour les entreprises et les utilisateurs avec des besoins avancés et intensifs et qui cherchent de la performance, du support, de la sécurité et des fonctionnalités.

Perso, j’ai opté pour la version payante que je trouve plutôt performante avec ses GPT qui vont bien.

Il y a beaucoup d’autres outils à découvrir :

Claude d’Anthropic pour le contenu,
Midjourney pour la génération d’images (même si l’ergonomie Discord laisse encore à désirer),
Perplexity pour les recherches,
com permet d’accéder aux principales IA du moment ce qui est intéressant pour tester et faire son choix !

N’oubliez pas : il n’y a pas de recette miracle. Vous devez faire vos classes sur le sujet (expression que les < 30 ans ne peuvent pas connaitre).

Et vous ? Avez-vous testé ChatGPT-4-o ? Une autre IA ?

Si vous souhaitez échanger avec nous sur ce sujet ou en savoir plus sur comment exploiter l’IA dans vos offres, contactez-nous !

02
Mai 24
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Rédaction de témoignages clients : le jeu des 7 erreurs (à ne pas commettre)

Tags : case study rédaction de témoignages clients rédiger des cas clients témoignages utilisateurs

Quand il s’agit de générer du contenu, la rédaction de témoignages clients (ou case studies ou études de cas ou success stories) se révèle un outil à forte valeur ajoutée. Encore faut-il l’utiliser avec pertinence et proposer un contenu de qualité, valorisant pour l’entreprise et son client et permettant à vos clients et futurs clients de s’identifier.

Erreur n°1 : Penser la rédaction de témoignages clients sans stratégie globale

Vos clients sont vos meilleurs commerciaux alors pourquoi ne pas le faire savoir ? En effet, un client qui témoigne et raconte sa collaboration avec une entreprise est forcément un client satisfait. Une fois que l’on a dit cela, on n’a pas tout dit…

En effet, la rédaction de témoignages clients doit faire partie d’une stratégie globale de génération de contenu qui visera toujours à promouvoir l’expertise de vos clients et servir vos objectifs marketing et commerciaux. Vos cas clients sont aussi source d’inspiration pour les tribunes d’expert, des référentiels de bonnes pratiques ou des prises de paroles (webinairs, ateliers lors de salons) que vous animerez. Pensez global !

Erreur n°2 : Négliger la qualité du contenu

Au-delà de la simple mise en avant des produits et services, il s’agit aussi de permettre à vos clients de se projeter dans l’histoire d’autres professionnels et de lire un retour d’expérience qui leur apportera à la fois de l’information et des idées. La qualité du contenu est essentielle à la réussite de vos témoignages clients car ils doivent avant tout séduire vos lecteurs et leur donner envie de vous contacter pour en savoir plus. La rédaction de témoignages clients doit être pertinente, raconter une histoire (intéressante de préférence) et apporter « de l’eau au moulin » autour de la thématique abordée. Ainsi un témoignage d’un e-commerçant sera intéressant pour ses confrères s’il peut raconter l’histoire de sa réussite, la mise en place d’un nouveau logiciel de supervision pourra intéresser un responsable de production informatique si le témoignage permet de faire ressortir les erreurs à ne pas commettre dans la gestion de son projet, etc.

Erreur n°3 : Réduire la rédaction de témoignages clients à des citations très gentilles ou à un simple avis client

Un cas client n’est pas une citation, ou un avis client ou un carton de remerciement. Écrire que « Whaou ils sont super dans cette entreprise et le produit il est vraiment top! », ce n’est pas rédiger un cas client…

Ce qui intéresse un lecteur potentiel c’est la problématique qu’avait le client avant de se lancer dans son projet, quels ont été ses critères de choix, comment il a mené son projet, quels bénéfices il en a tiré et quelles sont les perspectives… Il faut aussi et surtout citer le client, le faire parler avec des citations relativement longues où il racontera SON projet, vu et surtout vécu par lui-même. Pas par votre entreprise.

Erreur n°4 : Ne voir que la référence client

Avoir une belle référence client c’est bien. Avoir un projet intéressant à raconter avec ce client, c’est tout de même mieux. Il est donc important de bien choisir les cas clients et de parfois privilégier des entreprises moins connues mais dont le projet est réellement intéressant à raconter plutôt que de citer un projet de faible envergure et à faible impact réalisée dans une grande entreprise.

Erreur n°5 : Ecrire un témoignage client et pis c’est tout…

Les témoignages de vos clients peuvent prendre plusieurs formes : le rédactionnel sous forme de publireportage, l’interview, la participation à une conférence mais aussi une vidéo qui aura le mérite d’être très complémentaire à un rédactionnel et plus visuelle. Il s’agit ensuite de le diffuser et d’en tirer le meilleur parti !

Le témoignage client – rédactionnel ou vidéo – peut être intégré dans le kit d’outils d’aide à la vente pour les commerciaux, être exploité aisément par les attachés de presse sous forme de communiqué de presse de type « retour d’expérience » mais aussi mis en ligne sur votre blog votre site web, sur les réseaux sociaux (viadeo, facebook…), dans vos newsletters, etc. Et bien sûr, vous pouvez demander à vos clients d’intervenir lors de conférences et autres « speaking opportunities ». Ce sont également de très bons outils pour réaliser des campagnes d’inbound markéting ou d’ABM.

Erreur n°6 : Penser le projet uniquement autour de la rédaction de témoignages clients et/ou du tournage

La prise en charge complète du projet couvre un certain nombre d’étapes indispensables, qui peuvent, sans méthodologie, s’avérer aussi laborieuses que chronophages :

La définition du contenu du témoignage : ligne éditoriale (quel style choisit-on, interview ou rédactionnel, video et/ou papier et numérique…), format du reportage si ce choix a été fait (type JT, video…), charte graphique…
La demande d’autorisation auprès du client : prise de RDV, création des outils de communication (mails, lettres), organisation des interviews en interne (commercial, responsable du compte, technicien…) et chez le client, par téléphone ou en face à face
La rédaction et le montage : rédaction des documents, montage, mise en page
La validation finale en interne, auprès de l’interlocuteur puis de la direction de la communication

En résumé, sans méthodologie ni vision globale du projet, point de salut.

Erreur n°7 : Oublier que sans l’autorisation du client, vous ne pouvez rien faire…

Rédiger vous paraît peut-être le plus difficile, détrompez-vous ! Obtenir les autorisations et fixer les rendez-vous pour réaliser les interviews est souvent très long et complexe.

N’oubliez pas de valider l’accord de votre interlocuteur avant d’enclencher le projet et surtout validez que vous disposez des autorisations des directions de la communication ou des dirigeants de l’entreprise qui témoigne.

Pensez à aider votre interlocuteur à obtenir les autorisations en interne en lui adressant un mail récapitulatif qu’il pourra ensuite transférer à ses responsables. Rédiger et ne pouvoir publier, ce serait vraiment « ballot » …

Envie de savoir comment faire ?

Deux solutions :

Vous former avec nos rédacteurs professionnels !
Nous contacter pour nous confier vos témoignages clients !

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Avr 24
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Alignement Sales Marketing : vers la fin du « je t’aime moi non plus » ?

Tags : alignement sales et marketing

En tant que consultant expert en marketing, nous sommes intimement conscients de la relation parfois tumultueuse entre les départements des ventes et du marketing au sein des entreprises. L’alignement Sales Marketing reste un vrai sujet pour les directions d’entreprise.

L’histoire qu’aime à raconter de Stéphanie est celle de la jeune chef de produit qu’elle était et qui détestait les réunions avec les commerciaux…

« Nous nous prenions la tête, nous étions incapables de nous parler sans que cela finisse avec de la cervelle sur les murs et tous les chefs de produit de l’équipe ont rêvé au moins une fois de les incruster dans le mur … »

Devenue Directrice Marketing, la question s’est posée différemment et avec son homologue à la direction commerciale, elles ont réussi à faire du bon travail : avec un peu d’avance sur ce qui se passe à présent, elles ont « aligné » les sales et le marketing !

Cette histoire résonne probablement auprès de nombreux directeurs marketing et chefs de produits, rappelant des souvenirs de tensions et de conflits passés.

Cependant, cette dynamique peut changer. L’alignement entre les ventes et le marketing est désormais plus réalisable que jamais.

Les 6 règles de l’alignement Sales Marketing : c’est un peu comme dans un couple !

En effet comme dans les vieux couples il faut faire des efforts chaque jour

Travailler toutes les deux, main dans la main (en regardant dans la même direction)

Cela commence en amont car il ne s’agit pas de demander l’avis de tous mais de construire ensemble pour répondre à des objectifs communs.

Il est crucial de souligner que le succès de cette collaboration réside dans une approche proactive et collaborative. Travailler main dans la main dès le début permet d’établir des objectifs communs et de co-construire des stratégies qui répondent aux besoins du marché et des clients.

Prendre conscience que l’un ne va pas sans l’autre (et oublier les silos)

Vous ne pouvez imaginer imaginer un camembert sans sa baguette, Peter sans Sloane, Castle sans Beckett ? C’est pour le meilleur et pour le pire … Alors autant que ce soit pour le meilleur …

Il est essentiel de reconnaître que les ventes et le marketing sont interdépendants, complémentaires et indispensables l’un à l’autre. Cette compréhension mutuelle favorise une coopération qui se veut harmonieuse, afin de conduire à des résultats plus probants. Pour résumé, impossible de travailler en silos sous peine de perdre en performance commerciale et marketing.

Se rappeler que le client est en garde partagée (et rester focus dessus).

Oui, il est d’abord qualifié par le marketing avant de passer chez les commerciaux mais grâce à des contenus que les commerciaux doivent lire, comprendre et exploiter …

Il est donc indispensable quand on parle d’alignement Sales et Marketing de se rappeler que le client est au cœur de cette relation. Le marketing qualifie les prospects avant de les transmettre aux ventes, mais les informations et les contenus fournis par le marketing sont essentiels pour que les commerciaux puissent conclure des ventes fructueuses.

Bref il s’agit de rester focus sur le client plutôt que sur « tout ce qui nous sépare » comme chantait Jil Caplan dans les années 90.

Se donner les moyens de réussir (et donc collaborer au quotidien)

Mettre en place réunions, outils partagés, échanges réguliers, bref mettre en place des outils et renouveler le quotidien est indispensable.

Pour faciliter cette collaboration, il est nécessaire de fournir les outils et les moyens appropriés. Des réunions régulières et interactives (pas basées sur des powerpoints et des annnonces de pipeline), des outils partagés et une communication fluide sont essentiels pour maintenir cette relation sur la bonne voie et favoriser une efficacité partagée.

Développer un respect mutuel (sans égo démesuré)

Il est indispensable de se rappeler que le client (comme les mômes) a besoin des deux : personne ne vous demandera jamais de choisir entre votre père et votre mère.

Le respect du travail de l’autre est le pilier fondamental de cette alliance. Reconnaître la valeur et l’expertise de chaque département contribue à renforcer la confiance et à favoriser une coopération fructueuse.

Garder son jardin secret (et ne pas courir deux lièvres à la fois)

Chez AJEM Consultants, nous ne sommes pas fans des directions communes. Un directeur marketing et commercial ne doit pas être tiraillé entre atteindre ses objectifs commerciaux et finaliser ses actions marketing … On ne le dira jamais assez : commercial et marketeur, e n’est pas le même métier!

Il est important de conserver une certaine autonomie. Les directeurs marketing et commerciaux doivent être libres de poursuivre leurs objectifs respectifs tout en contribuant à l’objectif global de l’entreprise. Un équilibre entre autonomie et collaboration est essentiel pour maintenir une relation saine et productive.

Bref question alignement Sales Marketing : Amoureux mais pas fusionnels non plus …

En conclusion, l’alignement entre les ventes et le marketing est une entreprise complexe mais gratifiante. En suivant les principes de collaboration, de compréhension mutuelle, de centrage sur le client et de respect, les entreprises peuvent surmonter les tensions passées et construire une relation solide et durable entre ces deux départements essentiels.

Envie ou besoin d’aller plus loin ? Contactez-nous pour mettre en place un accompagnement de vos équipes et une nouvelle organisation plus collaborative et un alignemet sales marketing sous forme de coaching, de recommandations, de plans d’actions ou de formation.

12
Avr 24
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Vendre la stratégie de contenu à son boss en 6 étapes : le guide ultime

Tags : content marketing stratégie de contenu

En tant que responsable de contenu ou directeur marketing, vous savez à quel point une stratégie de contenu bien exécutée peut transformer la visibilité et l’impact de votre entreprise. Mais, comme pour beaucoup d’autres professionnels, vous risquez de rencontrer une résistance lorsqu’il s’agit de convaincre votre boss d’adopter cette stratégie. « Une stratégie de contenu ? Mais qu’est-ce que c’est ? Et surtout, quel est le ROI ? » Voici quelques outils pour vendre la stratégie de contenu à son boss, en anticipant les objections et en fournissant des arguments solides pour obtenir tout le soutien dont vous avez besoin !

1. Préparer le terrain : savoir de quoi on parle et où on va …

Avant même de se lancer dans une grande présentation super belle et bien animée, il est crucial de bien comprendre les attentes de votre boss et de les anticiper. Souvent, les directeurs ou responsables ont une vision très axée sur les résultats concrets à court terme. Or, la stratégie de contenu, c’est tout le contraire : c’est du moyen voire long terme… Il est donc important d’expliquer la stratégie de contenu de manière simple et efficace.

Vous : « Je recommande la mise en place d’une stratégie de contenu pour 2024. »

Le Boss : « Une quoi ? »

Vous : « Une stratégie qui repose sur la création de contenus éducatifs, inspirants ou informatifs pour attirer, convertir et fidéliser nos cibles et fournir le bon contenu à la bonne personne au bon moment. »

L’objectif est de lui faire comprendre que cette approche n’est pas seulement « une mode » mais une technique éprouvée qui aligne la création de contenu avec les objectifs de l’entreprise.

2. Faire ses preuves et en donner : oui, le contenu est un moteur de performance

Après avoir défini ce qu’est une stratégie de contenu, votre boss se demandera probablement très vite : « Quel est le ROI ? »

C’est ici que vous devez enclencher la vitesse supérieure en mode argumenté. Expliquez comment une stratégie de contenu bien pensée peut générer des leads, renforcer la notoriété de la marque, améliorer le référencement naturel (SEO), et, à terme, augmenter les ventes. Concrètement, un contenu bien optimisé permet d’acquérir des prospects qualifiés et d’accompagner ces prospects à chaque étape du cycle d’achat.

Vous pouvez appuyer votre argumentation avec des données chiffrées provenant d’études ou d’exemples internes à votre entreprise ou provenant de vos consultants externes :

Téléchargements d’ebooks et livres blancs : Ces contenus sont souvent des porte-drapeaux de la stratégie de contenu. Ils offrent une réelle valeur ajoutée et servent de point d’entrée pour des prospects qualifiés.

Leads générés : Chaque téléchargement ou inscription à un webinar est une opportunité d’engagement avec des clients potentiels.

Renforcement de la marque : En créant du contenu pertinent, votre entreprise devient une référence dans son domaine et gagne en crédibilité.

3. Faire face aux objections : « On n’est pas une start-up… »

À ce stade, vous pouvez rencontrer une autre résistance courante : « On n’est pas une start-up, on ne peut pas se permettre ce genre d’expérimentation. »

La clé ici est de montrer que la stratégie de contenu n’est pas une initiative réservée aux start-ups ou aux entreprises du secteur B2C. En réalité, de nombreuses entreprises B2B, même les plus traditionnelles, adoptent cette approche pour se différencier sur le marché.

Certes, vous n’êtes pas une start-up mais rien de vous empêche de prendre les bonnes idées et de se les approprier. La création d’ebooks, de témoignages clients et de webinars peut vous aider à accompagner vos clients dans la maturation de leur décision d’achat et cela se défend sans problème auprès de votre boss.

Pour vendre la stratégie de contenu à son boss, il est important de démontrer Il est important qu’elle sera une réponse aux nouvelles attentes des acheteurs, qui sont aujourd’hui plus autonomes dans leur processus d’achat. Avant même de parler à un commercial, ils se renseignent, comparent et évaluent. Le contenu joue un rôle clé dans ce processus.

4. Offrir une vision pragmatique : vendre la stratégie de contenu à son boss oui… mais en restant réaliste et opérationnel

Une fois que vous avez fait passer le message sur l’importance de la stratégie de contenu, la prochaine question de votre patron sera probablement : « On s’y prend comment ? »

C’est là que vous devez montrer que vous avez un plan solide. Ne partez pas la fleur au fusil avec rieb dans votre besace

Un plan d’action détaillé rassure et démontre que vous avez réfléchi à la manière d’implémenter cette stratégie.

Présentez une feuille de route comprenant :

Les personae cibles : Qui sont les personnes que vous souhaitez atteindre ? Quels sont leurs besoins, leurs préoccupations, leurs questions ?

Le type de contenu : Quels formats seront les plus adaptés à vos personae (articles de blog, ebooks, études de cas, vidéos, infographies, etc.) ?

Les canaux de diffusion : Où diffuserez-vous vos contenus pour qu’ils aient le plus d’impact (site web, réseaux sociaux, newsletters, plateformes de vidéos, etc.) ?

Une ligne éditoriale : Quels messages et quel ton adopterez-vous pour que votre contenu soit cohérent avec votre marque ?

Un calendrier éditorial : Quand et à quelle fréquence allez-vous publier du contenu ?

Présenter ces éléments prouve à votre boss que la stratégie de contenu n’est pas une idée floue, mais un projet concret, bien structuré et mesurable.

5. Rassurer sur les résultats : ça va bien se passer…

Même si vous avez un plan, il est possible que votre boss hésite encore car il a besoin de s’assurer qu’il limite les risques. Le risque c’est la phrase qui tue : « on en reparle dans 6 mois… ».

C’est à ce moment que vous devez le rassurer sur les résultats à court, moyen et long terme. Une stratégie de contenu, bien qu’elle nécessite du temps pour porter ses fruits, commence souvent à montrer des signes positifs très rapidement, notamment sur le trafic web, l’engagement des utilisateurs, et les premiers leads qualifiés.

A vous de lui prouver qu’avec cette stratégie, vous verrez une augmentation progressive du trafic organique, une amélioration de votre référencement et une augmentation des conversions grâce à des Call-to-Actions. Vous pouvez avancer, sans grand risque, que d’ici 6 mois, vous aurez déjà des résultats.

6. Ne surtout pas négliger la puissance du « ROI »

Enfin, après quelques mois, il est temps de faire le point avec votre boss sur les résultats obtenus. Imaginez qu’après la mise en place de votre stratégie, un gros client signe un contrat avec votre entreprise grâce à un ebook téléchargé ou un webinar visionné. C’est le moment de rappeler à votre boss que vous aviez raison.

Dans un futur pas si lointain, cela pourrait donner quelque chose comme :

Le boss : « Jean-Claude vient de signer un énorme client après avoir téléchargé un ebook et assisté à un webinar. »

Vous : « J’en ai marre d’avoir toujours raison ! »

Ce scénario n’est pas un rêve mais un projet réaliste si la stratégie est bien exécutée. Les entreprises qui investissent dans du contenu de qualité finissent par voir des résultats concrets.

Conclusion : pour vendre la stratégie de contenu à ton boss, sur la pédagogie, un plan d’actions chiffres et un calcul de ROI tu miseras

Convaincre votre boss de l’importance d’une stratégie de contenu nécessite pédagogie, preuve et un plan d’action clair. En expliquant les avantages, en fournissant des exemples concrets et en rassurant sur les résultats attendus, vous augmenterez vos chances de faire accepter votre projet. N’oubliez pas que chaque objection est une opportunité pour renforcer votre argumentation et montrer à quel point le contenu peut transformer votre entreprise.

Alors, prêt à convaincre votre boss ?

Si vous avez besoin d’aide pour construire votre stratégie, votre plan d’actions et même votre argumentaire pour défendre la stratégie de contenu, contactez-nous !

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Mar 24
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Gestion du temps : créer sa semaine type pour travailler plus sereinement et atteindre ses objectifs

Vous utilisez votre agenda, vous planifiez et pourtant vous n’arrivez pas à atteindre vos objectifs ? Vous avez toujours autre chose à faire et quand vous vous y mettez, vous êtes dérangé par maman qui appelle, le commercial qui a besoin de vos chiffres, les réunions que vous avez oubliées. Découvrez un outil de gestion du temps qui a fait ses preuves : créer sa semaine type !

Il vous permettra de travailler au bon moment et plus sereinement en positionnant les tâches les plus importantes au bon moment.

Voici 3 outils pour optimiser son organisation au quotidien en utilisant le time blocking, le time boxing et le batch timing. Cela vous permettra de gagner en efficacité mais aussi et surtout de travailler au bon moment !

Avant de se lancer pour créer sa semaine type

Avant de vous lancer, vous devez au préalable avoir compris un certain nombre de concepts et déjà mis en place plusieurs outils de la gestion du temps :

Savoir prioriser vos tâches et disposer d’un outil pour gérer votre agenda et vos tâches : vous devez vous munir d’un support pour planifier et lister vos tâches de type agenda papier ou solution numérique
Avoir identifié vos tâches A B et C et ce qui est vraiment important pour atteindre vos objectifs : au préalable vous devez connaître quelles sont les tâches les plus importantes pour vous permettre de prioriser correctement et placer les tâches A le matin de préférence.
Avoir compris le principe du TimeBoxing , du Batch Timing et du TimeBlocking : il vous connaître les outils qui vous permette de grouper les tâches similaires, placer vos tâches dans des blocs et savoir bloquer du temps pour ces mêmes tâches.

Ces outils sont indispensables pour vous lancer dans la construction de votre semaine type.

Les étapes pour créer sa semaine type

Voici les différentes étapes pour créer vote semaient type et surtout la respecter

Préparer le terrain en se munissant des bons outils

Vous devez disposer de la liste des tâches à faire et surtout de celles qui sont récurrentes et reviennent d’une semaine à l’autre : tâches administratives, reporting, missions clients, réunions périodiques, management, face à face, etc.

Il vous faut votre agenda, idéalement avec des codes couleurs.

Utiliser le time blocking et le time boxing

Commencez par bloquer des créneaux horaires pour planifier la semaine dans votre agenda en tenant compte de :

La saisonnalité (par exemple les experts-comptables sont à bloc en début d’année avec la période fiscale alors que les restaurants eux sont fermés)
La courbe des dérangements (quand êtes-vous dérangé par vos collègues, vos clients, votre famille, etc.)
Le rythme de l’entreprise (amplitude horaire, réunions etc.)
Votre vie perso (Pilates, théâtre, enfants à récupérer etc.)

Positionner les tâches en tenant compte des principes de la gestion du temps

Regroupez les tâches qui peuvent l’être et positionnez-les dans la semaine en fonction de leur typologie (A, B ou C) en tenant compte de vos contraintes.

Pensez à positionner également vos journées de télétravail.

Pensez à vous laisser des marges de sécurité (ne pas planifier plus de 60% des activités)

Et conservez 20% pour absorber les urgences et les imprévus (qu’il y aura toujours).

La bonne idée : Vous pouvez également travailler sur deux semaines type par exemple ou sur un mois si vous êtes parent en garde partagée ou que vous avez un rythme spécifique de télétravail.

Soyez visuels et créatifs

N’hésitez pas à utiliser des codes couleurs pour vous repérer plus rapidement :

Bleu : coups de téléphone et RDV téléphoniques
Vert : Réunions
Rouge : Création
etc.

Vous pouvez également utiliser des agendas différents regroupés au sein d’un même espace (ou document) avec des couleurs différents.

Voici un exemple :

Important : vous pouvez planifiez tout ce que vous voulez, vous aurez toujours des imprévus. C’est la vie c’est normal ! Vous pouvez vous entrainer mais ne pourrez pas

Créer sa semaine type : comment s’y prendre concrètement

Vous avez besoin de :

Plusieurs post its de couleurs différentes
Un feutre
Un paper board

Appliquez-vous à dessiner votre agenda hebdomadaire en y intégrant les 7 jours.

Listez sur des papiers de mêmes couleurs les tâches qui relèvent des mêmes thématiques :

Enfants
Sports
RDV
Travail administratif
Tâches de production
Tâches de création
etc.

Placez vos contraintes personnelles en premier : récupérer les enfants, la danse le vendredi soir, le foot le mercredi à 18h00 etc.

Placez également vos journées de télétravail s’ils sont contraints.

Positionnez ensuite les différentes tâches en privilégiant le début et la fin de de semaine pour les taches récurrentes, d’amélioration continue et qui nécessitent peu d’interactions et le mardui et le jeudi pour les autres tâches.

Placez les tâches de type A le matin.

Voilà ce que cela peut donner :

Grâce à ces bonnes habitudes, vous pourrez réduire la procrastination, travailler de façon plus efficace et travailler au meilleur moment.

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’information sur nos formations en gestion du temps.

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Gestion du temps : 3 outils pour optimiser son organisation au quotidien (et travailler au bon moment !)

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04
Mar 24
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Gestion du temps : 3 outils pour optimiser son organisation au quotidien (et travailler au bon moment !)

Vous avez pris l’habitude de planifier vos activités et pourtant vous n’êtes pas encore au point ? Vous travaillez encore trop souvent dans l’urgence ou vous ne parvenez pas à finaliser vos dossiers dans les temps ? Voici 3 outils pour optimiser son organisation au quotidien en utilisant le time blocking, le time boxing et le batch timing. Cela vous permettra de gagner en efficacité mais aussi et surtout de travailler au bon moment !

Prérequis : 3 concepts à comprendre pour connaître le bon moment pour travailler

Tenir compte de votre cycle d’efficacité

Un proverbe populaire dit « L’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt ».

En effet, les rythmes biologiques déterminent le potentiel d’efficacité. Même s’il existe des différences entre les individus mais il y a des points communs :

Un rendement maximum le matin
Une chute d’activité après le repas
Un stade intermédiaire en fin d’après midi
Et une décroissance et le point le plus bas après minuit

Connaître la courbe des dérangements journaliers

Au cours de la journée, la majorité des collaborateurs subit des dérangements qui sont souvent identiques.

Vous devez repérer le rythme des dérangements en fonction de votre secteur d’activité et de votre organisation interne. Par exemple, un négoce en bâtiment sera dérangé le matin tôt par les artisans qui ont des urgences et seront plus au calme vers 10 h.

Cela nécessite aussi pour certains secteurs d’intégrer la saisonnalité comme dans le tourisme ou la restauration.

Intégrer les pauses pour rester efficace

La valeur de rendement de la concentration sur 60 minutes (moyenne) est la suivante

En tenant compte de ces trois points, vous allez pouvoir utiliser ces 3 outils de gestion du temps.

Outil n°1 : Le TimeBoxing pour éviter de perdre du temps sur des tâches simples et procrastiner

Vous aviez prévu une tâche sur 45 minutes qui va vous occuper tout une journée ? Sans limites de temps, vous avez tendance à faire durer notre travail.

C’est la loi de Parkinson, « le travail augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté ».

Le Timeboxing (ou gestion par blocs de temps en français) est un outil de gestion du temps pour éviter de procrastiner et pour se concentrer sur le travail à forte valeur ajoutée.

Le concept repose sur le fait d’attribuer une durée précise à chaque tâche et de travailler par objectif

Pour chaque « timebox » ou bloc de temps créé, il s’agit de se fixer pour objectif de réaliser cette tâche dans un temps donné. Cette méthode permet de planifier des tâches individuelles ainsi que des tâches pour votre équipe.

Outil n°2: le Batch Timing pour grouper des tâches de même nature

Le Batch Timing c’est comme le batch cooking mais en moins calorique. L’idée est de regrouper des tâches similaires pour les rassembler. Ce regroupement permet une concentration optimale et une efficacité accrue. Par exemple, cela peut fonctionner pour des coups de fil à passer, des RDV téléphoniques, des factures à générer, des e-mails à lire et traiter.

Une fois regroupées, ces tâches seront planifiées selon la méthode Time Blocking.

Outil n°3 : le Time Blocking pour travailler de façon proactive

Le Time Blocking (gestion par blocage de temps) consiste à dédier des segments de votre journée à des tâches spécifiques pour optimiser l’emploi du temps.

Vous réservez des créneaux à des activités spécifiques et définies que ce soit pour des périodes de travail intensif, la gestion de tâches récurrentes, le sport, etc.

Plutôt que d’être dans la réaction, vous passez en mode action. Vous travaillez de façon plus proactive en définissant des plages à des activités essentielles, réduisant ainsi les effets du surmenage et du manque de déconnexion.

Voici comment procéder :

Regrouper les tâches avec le batch timing (voir paragraphe précédent).
Choisir les meilleurs moments pour placer les différentes tâches en fonction de chaque rythme d’efficacité et des dérangements
Planifier de façon visuelle en utilisant des couleurs par exemple par typologie de tâches
Tenir vos engagements et faire savoir que vous n’êtes pas disponible quand c’est nécessaire.

Conclusion : l’idée n’est pas de travailler plus, c’est travailler mieux et au bon moment !

Organisez votre journée selon vos cycles d’efficacité et faites des pauses courtes et régulières.

Groupez les tâches de même nature, bloquez du temps pour des tâches précises et déterminer des blocs de temps avec une durée déterminée pour des tâches bien définies.

Grâce à ces bonnes habitudes, vous pourrez réduire la procrastination, travailler de façon plus efficace et travailler au meilleur moment.

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’information sur nos formations en gestion du temps.

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Gestion du temps : créer sa semaine type pour travailler plus sereinement et atteindre ses objectifs

26
Fév 24
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Gestion du temps : 3 méthodes indispensables pour planifier efficacement ses journées et gagner jusqu’à 1 heure

Tags : gestion du temps matrice einsenhover mieux planifier

Vous avez compris l’importance de planifier votre journée, vous avez acheté votre agenda papier ou enfin regardé les fonctionnalités de votre agenda digital mais vous ne savez pas comment vous y prendre pour tenir le rythme ? Comment faire pour planifier efficacement ses journées en gérant au mieux ses priorités ? C’est ce que nous allons découvrir dans ce blog.

8 minutes de planification = 1 heure de travail en moins ! Cela vaut le coup de planifier efficacement ses journées !

La règle de base dans la gestion du temps : accepter de perdre du temps pour en gagner !

L’idée est de passer du remps à planifier intelligemment et de le prévoir dans sa journée. En général en début de journée pour visualiser les temps forts de la journée mais aussi le soir avant de quitter son bureau pour vérifier ce qui a été fait et replanifier ce qui doit l’être.

Outil n°1 pour planifier efficacement ses journées : la méthode NERACLa méthode NERAC a un avantage majeur : elle est simple et efficace et repose sur 5 principes majeurs :

Noter : Inscrivez tout ce qui est doit être fait dans la journée et pas uniquement vos RDV à savoir : Ce qui n’a pas été fini la veille, les nouvelles tâches, les communications à réaliser (téléphone, mails, courriers …), les tâches récurrentes ou à heures fixes, votre cours de Pilates, etc.

Estimer : évaluez ensuite la durée qu’il vous faudra pour réaliser la tâche en question en faisant bien attention à ne pas surévaluer, ni « sur planifier ».
Réserver : bloquez votre temps pour faire les tâches prioritaires (pas forcément les plus urgentes, voir paragraphe suivant) tout en vous rappelant que vous ne devez pas planifier plus de 60% de votre temps.
Arbitrer : priorisez vos tâches en vous appuyant sur plusieurs méthodes : la méthode ACTE qui impose de prendre une décision sur chaque tâche, la matrice d’Einsenhover et la gestion des tâches prioritaires (voir paragraphes suivants).
Contrôler : en fin de journée, pour chaque tâche vérifiez son « statut » : soit elle est finie et vous barrez la tâche de l’agenda (ô joie !), soit elle s’est réglée d’elle-même, soit elle n’est pas terminée et elle doit être reportée au lendemain. Replanifiez-la dans l’agenda.

Outil n°2 pour planifier efficacement ses journées : la métaphore des gros cailloux

Peut-être connaissez-vous la métaphore des cailloux ? Elle est souvent utilisée dans les formations sur la gestion du temps car son message est simple et reste à l’esprit.

Il était une fois… un expert renommé qui tenait une conférence sur la façon de gérer sa vie. Il propose une expérience à son public : il prend un grand bocal de verre et le remplit de gros cailloux puis demande : : « Le bocal est-il plein ? » Tout le monde répond : « Oui ». Il prend alors un sac avec des petits galets et les verse dans le bocal. Ils se placent entre les cailloux et il pose la même question : « Le bocal est-il plein ? » Tout le monde répond : « Oui ». Il prend ensuite un sac de sable qu’il verse dans le bocal et qui, bien sûr se faufile entre les pierres. Il conclut en expliquant que l’expérience en question démontre que, pour remplir le bocal, il faut commencer par les gros cailloux avant de mettre les plus petits. Bref les gros cailloux doivent être nos priorités. Bien planifier sa journée de travail, c’est donc placer d’abord ses gros cailloux dans son planning.

Dans nos formations, nous proposons une classification :

Tâches A = très important = gros cailloux = tâches primordiales qui ne peuvent être déléguées
Tâches B = important = galets = tâches d’importance moyenne qui peuvent être déléguées
Tâches C = moins important = sable = tâches avec des valeurs minimes dans votre fonction qui peuvent être déléguées ou éliminées

Pour déterminer vos tâches A, B et C, nous travaillions sur vos tâches essentielles au regard des objectifs de votre poste et de votre mission.

Outil n°3 pour planifier efficacement ses journées : la matrice d’Enseinhover

Vous la connaissez tous mais vous avez déjà surement oublié son utilité. C’est un outil de gestion du temps et de priorisation des tâches permet d’arbitrer en prenant en compte deux paramètres : l’urgence et l’importance :

Urgent : qui ne peut pas attendre, qui présente une échéance proche
Important : qui a de la valeur, un intérêt, un rôle considérable pour atteindre les objectifs

Sur la base de ces deux critères, la matrice divise les tâches en quatre catégories.

Commençons par les cas les plus simples :

Urgent et Important : Ces tâches nécessitent une action immédiate et sont cruciales pour atteindre vos objectifs. Elles doivent être traitées en priorité. Pas de discussion sur le sujet.
Ni Urgent ni Important : Ces tâches ne sont ni pressantes ni significatives pour atteindre vos objectifs principaux et doivent être évitées dans la mesure du possible.

Voici à présent celles qui présentent le plus de risques :

Important mais Pas Urgent : Ces tâches contribuent à vos objectifs à long terme mais n’ont pas besoin d’être traitées immédiatement. Le souvent, nous avons tendance à les reléguer à plus tard et elles finissent souvent par devenir urgentes et importantes. L’idée est de les planifier (donc les mettre dans l’agenda) et de mettre des rappels, voire de les découper en plus petites tâches.
Urgent mais Pas Important : Ces tâches sont pressantes mais ne contribuent pas directement à vos objectifs majeurs. Elles peuvent souvent être déléguées ou évitées si possible car « il n’y a pas d’urgence, seulement des gens pressés ! ».

En classant vos tâches dans cette matrice, vous définissez sur quoi vous concentrer.

Conclusion : planifier mais planifier intelligemment si vous voulez tenir le cap !

L’objectif est de prioriser les tâches importantes et de minimiser le temps passé sur les tâches non importantes et non urgentes. Cela va vous aider à accroître l’efficacité personnelle et à atteindre des objectifs à long terme de manière plus efficace. En planifiant au bon moment les tâches les plus importantes, vous êtes plus efficace et surtout plus zen en fin de journée !

Contactez pour obtenir plus d’informations sur nos formations.

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Gestion du temps : créer sa semaine type pour travailler plus sereinement et atteindre ses objectifs

16
Fév 24
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Gestion du temps : Et si vider sa boite de réception mentale était le premier pas pour améliorer sa gestion du temps ?

Tags : améliorer sa gestion du temps gestion du temps

Vous avez du mal à gérer votre temps, vous vous sentez désorganisé(e), débordée ? Votre cerveau bouillonne, voire déborde ? Vous avez souvent l’impression d’avoir la tête comme une citrouille ? de ne pas savoir quelle tâche prioriser ? Comme votre boite de réception mail, vous disposez d’une boite de réception mentale qui stocke toutes les tâches et informations qui vous parviennent. Voici comment vider votre boite de réception mentale et devenir à la fois plus serein et plus efficace.

Améliorer sa gestion du temps en vidant sa boite de réception mentale : késako ?

Toute la journée, des tâches, des informations, des données nous « arrivent ». Nous les stockons dans un premier temps dans notre cerveau qui sert de de boite de réception.

A force de stocker ces informations sans en faire quoi que ce soit, elles finissent par remplir notre boite de réception mentale, qui, complètement pleine, nous empêche de réfléchir.

Nous nous mettons alors à penser à tout ce qui est dans notre tête, avec la peur de ne pas réussir à tout faire et surtout avec le sentiment de ne plus savoir quoi prioriser.

Votre cerveau se comporte comme votre boite de réception mail. Comme elle, quand elle est remplie, elle déborde, elle sature, elle ne peut plus rien accepter, tout est en vrac …

Bref il faut la vider !

Règle n°1 : Vider régulièrement sa boite de réception mentale dans sa TO-DO-LIST

L’idée est donc de vider régulièrement votre boite de réception mentale comme vous feriez avec vos mails en prenant une décision pour chacune des tâches stockées dedans.

Comme pour votre boite mail, vous allez devoir arbitrer et décider si vous devez :

AGIR tout de suite : mais avant tout devez définir si c’est le bon moment pour le faire (ce sera l’objet d’un autre article de blog)
PLANIFIER de façon formelle en inscrivant la tâche dans votre agenda à une date donnée
DELEGUER si vous le pouvez et si cela se justifie
CLASSER ou ELIMINER (et oui certaines taches ne doivent pas être réalisées ni par vous ni par personne !)

Vous allez ainsi remettre de l’ordre dans votre cerveau, le libérer de ses contraintes en déposant ce qui l’encombre afin de réduire le stress lié au fait que les tâches « stagnent » et ne sont pas « rangées ».

Vider sa boite de réception mentale c’est :

Libérer votre cerveau pour lui permettre de se centrer sur les tâches vraiment importantes
Être moins stressé car chaque information est « rangée » et à sa place (le dséordre est source de stress c’est prouvé scientifiquement)
Partager l’information et mieux collaborer (personne ne sait lire dans votre tête !).

Règle n°2 : planifier ses actions plutôt que de les laisser dans sa TO-DO-LIST

Vider sa boite de réception mentale va principalement consister à planifier les tâches qui y sont stockées.

Pour chaque tâche stockée vous allez avoir prendre une décision : faire, éliminer, transmettre, déléguer ET la plupart du temps planifier !

Triez et une fois qu’il ne vous reste plus que les tâches à planifier, vous pouvez alors les mettre dans une TO-DO-LIST (papier ou en utilisant les Notes de votre smartphone ou de votre ordinateur).

Pourquoi planifier par écrit ?

Pour avoir une vue d’ensemble
Pour alléger votre charge de travail
Pour vous auto-motiver
Pour avoir une meilleure concentration
Pour contrôler et atteindre vos objectifs
Pour mieux collaborer en partageant les données

Comment se lancer ? En planifiant déjà une première journée

La journée est l’unité la plus petite pour planifier des tâches et elle est facilement supervisable

De plus, les objectifs journaliers sont plus faciles à atteindre et par là-même plus motivants.

Comment procéder ? Avec la méthode NERAC : Noter Évaluer Arbitrer Réserver Contrôler

Pour planifier commencez par vous munir de votre TO-DO-LIST et de votre outil de planification :

La question qui tue ? Faut-il être Team digital ou Team papier ?

Les méthodes sont les mêmes, choisissez juste un outil avec lequel vous êtes à l’aise.

– Option Team digital : vous êtes déjà équipé : votre téléphone, vos suites bureautiques (Google, Microsoft, Apple) feront l’affaire. Favorisez la synchronisation et les automatismes.

– Option Team papier : Optez pour un agenda qui vous plait. Nous vous recommandons le Clipbook de Filofax et ses recharges.

Perso, nous n’avons jamais pu choisir : nous utilisons les outils Apple ET un bon Filofax !

Ensuite optez sans hésiter pour la méthode NERAC, la meilleure solution pour améliorer sa gestion du temps et des priorités.

Noter : Inscrivez tout ce qui est important et pas uniquement les RDV dans une To-DO-LIST (après avoir vidé votre boite de réception mentale) puis sélectionnez les tâches à accomplir en y ajoutant

Ce qui n’a pas été fini la veille
Les nouvelles tâches
Les délais
Les communications à réaliser: coups de téléphone, mails, courriers …
Les tâches récurrentes ou à heures fixes

Estimer : évaluez la durée qu’il vous faudra pour mener à bien votre tâche en prenant garde de

Ne pas surévaluer, ni « sur planifier » pour éviter la frustration
Gérer votre budget temps en bous imposant que chaque heure imputée doit être respectée
Anticiper et limiter les facteurs de dérangement

Réserver : bloquez du temps pour faire les choses mais restez souple dans votre planification car vous aurez toujours 20% de votre temps qui sera occupé par les imprévus. Comptez-les dans votre planification en ne sur bookant pas votre journée !

Arbitrer : faites des choix pour prioriser vos tâches en vous imposant d’agir, classer, déléguer, transmettre ou éliminer avec des règles d’arbitrage simples intégrant les priorités ainsi que la méthode et le moment pour agir. C’est la méthode ACTE (pour Agir, Classer, Transmettre, Eliminer).

Contrôler : Vérifiez à postériori en rendant positive l’obligation de finir un travail en cours. En fin de journée, pour chaque tâche vérifiez son « statut » :

Vous avez fini, la tâche est terminée et vous barrez avec joie la tâche sur votre agenda !
L’affaire s’est réglée d’elle-même, vous l’effacez.
La tâche n’est pas terminée et elle doit être reportée au lendemain ou à une date ultérieure : vous notez la tâche dans votre agenda à la bonne date.

Et maintenant il s’agit de passer à l’action pour planifier et améliorer sa gestion du temps !

Les journées sont un perpétuel recommencement : commencer par planifier la journée de demain en utilisant la méthode du vidage de la boite de réception mentale.

Notez tout dans une TO-DO-LIST puis « piocher » dedans et planifiez chaque tâche dans votre agenda.

Votre TO-DO-LIST ne sera jamais vide mais votre esprit lui sera bien plus libre !

En commençant avec la planification d’une journée et en couplant avec le « vidage de votre boite de réception mentale » vous allez finir par réussir à remplir votre agenda !

Pour aller plus loin vous pouvez consulter d’autres articles sur la gestion du temps :

Contactez pour obtenir plus d’informations sur nos formations.

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Gestion du temps : créer sa semaine type pour travailler plus sereinement et atteindre ses objectifs

Ou nous contacter pour programmer une formation dans votre entreprise sur ce sujet !

11
Fév 24
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Gestion du temps : 4 actions (simples et efficaces) à mener d’urgence pour mieux gérer sa boite mail

Tags : gestion du temps mieux gérer sa boite mail

Débordé(e)? Sous l’eau? Ultra sollicité(e) ? Pour vider votre boîte mentale de réception pourquoi ne pas commencer par vider votre boîte mail ou, au moins, à mieux la gérer et à vous désintoxiquer ?

Nous constatons régulièrement lors de nos formations en gestion du temps que près de 80% des apprenants ont un problème de gestion de leur boîte mail. Ce sujet est devenu un vrai problème pour gérer notre temps car cela peut nous occuper jusqu’à 1h pendant la formation !

Cela s’appelle la pénibilité numérique… Voici quelques astuces rapides et facile à mettre en œuvre pour vous désintoxiquer de votre boute mail et en faire un putil plutôt qu’une contrainte

Mieux gérer sa boite mail c’est possible et ça commence par une prise de conscience

La pénibilité numérique : les chiffres qui font peur !

Voici quelques chiffres qui auront le mérite de vous faire réfléchir sur la place qu’occupe la fameuse boite mail dans notre vie

Nous consultons en moyenne notre messagerie toutes les 15 minutes
Nous passons jusqu’à 30 heures par semaine à lire et écrire ses emails
70% des employés déclarent interrompre ce qu’ils font lorsqu’une notification apparaît
La fonction « répondre à tous » génère 25% des emails et la fonction « mettre en copie » 30% des mails

5 symptômes qui prouvent que vous devez agir vite pour mieux gérer votre boite mail

Vous avez l’impression d’avoir toujours 100 mails non lus en permanence dans sa boite mail
Vous subissez l’arrivée de notifications intempestives en permanence
Chaque arrivée de mail vous fait soupirer
Vous vous sentez obligé(e) de répondre immédiatement à tous vos mails…
Vous répondez à vos mails le dimanche à 22h00

Voici 4 pistes pour mieux gérer votre boîte mail et en finir avec l’addiction à la boite mail !

Prérequis : Réduisez la tyrannie de votre messagerie en réduisant la consultation de façon drastique

Toute la journée vous regardez vos mails. Mais POUR QUOI faire ? Pensez-vous vraiment qu’une catastrophe va se déclencher si vous ne regardez pas votre boite mail toutes les 5 minutes ?

Pour commencer, rappelez-vous que le mail n’est pas un outil de communication d’urgence (le téléphone, le sms, les pieds pour aller dans le bureau du collègue sont plus appropriés dans 95% des cas)

Ensuite rappelez-vous également que vous n’êtes pas payé pour répondre à des mails(sauf dans quelques rares cas) et que votre valeur ajoutée est de faire votre métier (plombier, directeur technique, ingénieur qualité, chef de produit, BDR, etc.) et non d’écrire et de lire des mails !

Notre premier conseil est donc de vous sevrer !

Limitez la consultation de la boîte mail à 3 fois par jour (si si vous verrez qu’aucun tsunami n’apparaitra à l’horizon, vous allez même constater que c’est facile, c’est puissant et efficace et vous nous remercierez !)

Faites confiance à la technologie

La technologie n’est pas seulement là pour nous faire peur, elle est aussi là pour nous aider au quotidien. A vous de voir ce qu’elle peut faire pour vous. Il n’y a pas de solution miracle mais pas mal de choses peuvent être faires plus efficacement grâce à elle :

Utilisez les modes concertation disponibles sur vos téléphones portables et vos ordinateurs (que ce soit PC ou Mac, Android ou iOS) pour limiter les notifications. Leur principal avantage est de vous permettre de supprimer les notifications inutiles tout en continuant d’autoriser les notifications et/ou appels.
Utilisez tous les outils merveilleux de votre logiciel de messagerie qui permettent de ranger aisément ses mails (créer des dossiers et des règles automatiques), accéder plus vite à l’information (épingler les posts, exploiter les boites intelligentes, utiliser les drapeaux, etc).
Vous désabonnez des newsletters jamais lues et désactivez les notifications « non essentielles » ou réduisez-les avec le principes des résumés programmés

Utilisez l’email à bon escient et en respectant ses règles d’usage

Nous sommes souvent nos propres bourreaux.

Réfléchissez avant de mettre la moitié de l’entreprise en copie d’un mail et utilisez l’objet du mail pour indiquer les actions à venir (ex: réponse pour le 12 mars, etc.)

Autre point clé, pas besoin d’être 50 sur une « conversation mail». Ce n’est pas un groupe Facebook ou Whatsapp. Limitez les conversations avec plus de 5 personnes dans la boucle et surtout appelez ou allez voir la personne concernée au-delà de 3 courriels échangés sur un sujet.

Rappelez-vous, avec le mail, nous n’avons ni son, ni image les échanges par mail peuvent vite devenir complexes, chronophages et nous induire en erreur sur les intentions de votre interlocuteur (pourquoi il a mis des majuscules Raoul de la Compta ? il est énervé le gars ?).

Et surtout faites-vous violence pour appliquer toutes les règles ci-dessus

Tout ne fonctionnera peut être pas pour vous ou peut-être ne tenterez-vous pas tout de suite le défi de ne regarder votre boite que 3 fois par jour, mais vous pourrez sûrement trouver dans cette liste une ou deux bonnes idées à exploiter dès demain !

Pour aller plus loin, vous pouvez participer au Challenge #JusteFaisLe “4 semaines pour mieux gérer votre temps” sur Linkedin ou décider de participer à notre prochaine formation « Mieux gérer son temps et ses priorités ».

Consultez nos autres articles sur le sujet:

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Gestion du temps : Et si vider sa boite de réception mentale était le premier pas pour améliorer sa gestion du temps ?

Gestion du temps : créer sa semaine type pour travailler plus sereinement et atteindre ses objectifs

Source: 1er Observatoire de l’infobésité et de la collaboration numérique (OICN), réalisé par la startup Mailoop 15/05/2023

05
Fév 24
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5 conseils pour rater sa démonstration produit à tous les coups

Tags : argumentaire commercial démonstration avant vente former les commerciaux réussir une démonstration produit

Besoin de réaliser une démonstration produit ?

Voici quelques conseils pour être sûr de bien rater votre démonstration produit, en bonne due forme et sans rien laisser au hasard !

❌ Improviser en mode roi des claquettes

Vous : je me la frise trop en démo, même quand je ne connais pas la fonctionnalité.

Le client : Il est bien gentil mais il ne maitrise pas son sujet.

❌ Faire la démonstration vitesse Grand V

Vous : Vu qu’il ne comprend rien le client, pas la peine d’y passer du temps

Le client : Quand c’est flou c’est qu’il y a un loup…

❌ Faire la même démo à tout le monde

Vous : Comme je ne sais pas ce qu’il cherche, je lui fais la totale.

Le client : J’ai pas besoin de tout çà ! Il noie le poisson ?

❌ Décrire au client toutes les manips comme s’il avait un QI d’huitre

Vous : Alors là je clique et ça ouvre la fenêtre ( trop fort !),

Le client : Me prendrait pas pour un c** ? Pas besoin de sous-titrage…

❌ Montrer à votre client uniquement ce qu’il veut voir

Vous: Le client est roi, tant qu’il me parle c’est qu’il est intéressé.

Le client : Je ne comprends rien à la philosophie de ce produit

Maintenant à vous de jouer !

Voir aussi sur le même sujet:

Comment réussir (ou pas) une démonstration produit « sexy » et efficace

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Author Archives: Stéphanie Michel Amato

Juil 24

Important : Chat GPT a évolué depuis l’écriture de ce livre au regard des limites mais les principes et la philosophie restent identiques.

Épisode 1 : Ce que vous pouvez demander (ou pas) à Chat GPT 3.5

Avant toute chose, connaissez les limites de Chat GPT 3.5 :

Bref vous ne pouvez pas demander à Chat GPT en entreprise :

Pour pallier ses limites, il faut (et cela même pour les versions plus récentes de Chat GPT) :

Voici quelques bonnes idées pour mieux travailler avec cet outil

Épisode 2 : dompter les prompts Chat GPT

Définition d’un prompt

C’est là que la méthode ACTIF (VE) intervient

Quelques astuces pour mieux prompter

Épisode 3: tout ce que vous pouvez faire avec Chat GPT en entreprise

Quelles forces de Chat GPT peuvent être utilisée pour votre activité ?

Que pouvez-vous déléguer à Chat GPT en entreprise ?

Chat GPT en entreprise : cas d’usage pour le marketing

Chat GPT en entreprise : réseaux sociaux, contenu et SEO

Chat GPT en entreprise : Cas d’usage formateur

Cas d’usage en développement commercial

Épisode 4 comment intégrer (en vrai) Chat GPT en entreprise ?

Il faut apprivoiser l’IA.

L’automatisation fait gagner en efficacité car par défaut l’IA n’est pas intégrée.

Bon à savoir : les GPTs sont vos amis

Les différentes versions de Chat GPT :

Epilogue

ChatGPT 4-o : La Nouvelle Génération de l’IA pour le Marketing

Qu’est-ce que Chat GPT 4-o ?

Différences entre Chat GPT 4 et Chat GPT 4o

Différences entre versions payantes et gratuites

Mai 24

Erreur n°1 : Penser la rédaction de témoignages clients sans stratégie globale

Erreur n°2 : Négliger la qualité du contenu

Erreur n°3 : Réduire la rédaction de témoignages clients à des citations très gentilles ou à un simple avis client

Erreur n°4 : Ne voir que la référence client

Erreur n°5 : Ecrire un témoignage client et pis c’est tout…

Erreur n°6 : Penser le projet uniquement autour de la rédaction de témoignages clients et/ou du tournage

Erreur n°7 : Oublier que sans l’autorisation du client, vous ne pouvez rien faire…

Avr 24

Les 6 règles de l’alignement Sales Marketing : c’est un peu comme dans un couple !

Travailler toutes les deux, main dans la main (en regardant dans la même direction)

Prendre conscience que l’un ne va pas sans l’autre (et oublier les silos)

Se rappeler que le client est en garde partagée (et rester focus dessus).

Se donner les moyens de réussir (et donc collaborer au quotidien)

Développer un respect mutuel (sans égo démesuré)

Garder son jardin secret (et ne pas courir deux lièvres à la fois)

Bref question alignement Sales Marketing : Amoureux mais pas fusionnels non plus …

Avr 24

1. Préparer le terrain : savoir de quoi on parle et où on va …

2. Faire ses preuves et en donner : oui, le contenu est un moteur de performance

3. Faire face aux objections : « On n’est pas une start-up… »

4. Offrir une vision pragmatique : vendre la stratégie de contenu à son boss oui… mais en restant réaliste et opérationnel

5. Rassurer sur les résultats : ça va bien se passer…

6. Ne surtout pas négliger la puissance du « ROI »

Conclusion : pour vendre la stratégie de contenu à ton boss, sur la pédagogie, un plan d’actions chiffres et un calcul de ROI tu miseras

Mar 24

Avant de se lancer pour créer sa semaine type

Les étapes pour créer sa semaine type

Créer sa semaine type : comment s’y prendre concrètement

Mar 24

Prérequis : 3 concepts à comprendre pour connaître le bon moment pour travailler

Tenir compte de votre cycle d’efficacité

Connaître la courbe des dérangements journaliers

Intégrer les pauses pour rester efficace

Outil n°1 : Le TimeBoxing pour éviter de perdre du temps sur des tâches simples et procrastiner

Outil n°2: le Batch Timing pour grouper des tâches de même nature

Outil n°3 : le Time Blocking pour travailler de façon proactive

Conclusion : l’idée n’est pas de travailler plus, c’est travailler mieux et au bon moment !

Fév 24

8 minutes de planification = 1 heure de travail en moins ! Cela vaut le coup de planifier efficacement ses journées !

Outil n°2 pour planifier efficacement ses journées : la métaphore des gros cailloux

Outil n°3 pour planifier efficacement ses journées : la matrice d’Enseinhover

Conclusion : planifier mais planifier intelligemment si vous voulez tenir le cap !

Fév 24

Améliorer sa gestion du temps en vidant sa boite de réception mentale : késako ?

Règle n°1 : Vider régulièrement sa boite de réception mentale dans sa TO-DO-LIST

Règle n°2 : planifier ses actions plutôt que de les laisser dans sa TO-DO-LIST

Pourquoi planifier par écrit ?

Comment se lancer ? En planifiant déjà une première journée

Comment procéder ? Avec la méthode NERAC : Noter Évaluer Arbitrer Réserver Contrôler

Et maintenant il s’agit de passer à l’action pour planifier et améliorer sa gestion du temps !